公司通常会记录一个流程，以确保每个工人都知道如何正确执行该流程，或分析流程以进行改进。如果你被要求记录一个过程，或者决定自己做，确保你让那些对整个过程有经验和知识的人参与进来。下面描述了两种类型的流程图，但如果您认为不同类型的简单图表或文本文档更适合您的流程，您可以使用它来代替。在这种情况下，请阅读一般建议部分以了解流程文档的目的。
脚步
方法 1（共 4 个）：决定如何记录您的过程
步骤 1. 尽可能坚持一次一个过程。
不要试图用一张流程图来描述你的整个工作。单独涵盖每项任务的一系列简短文档将更容易遵循。
如果您必须记录一个大型流程，例如公司产品从概念到销售的创建，请仅使用简单的名称来指代该流程中的每个任务。如有必要，请使用附加文档更详细地解释每项任务。
步骤 2. 将全局分解为子流程。
子流程是在流程中执行的关键任务。如果您不十分熟悉您正在记录的过程，请在此过程中采访项目经理或其他专家，以更好地了解所涉及的任务。
一般而言，如果文档中的一个步骤包含多个动词或“和”一词，则它可能会被分解为两个步骤。例如，“将小圆面包和肉饼放在烤架上”应分解为“将肉饼放在烤架上”和“将小圆面包放在烤架上”。
步骤 3. 确定该过程对于文本文档是否足够简单。
如果您的流程每次都相似，并且只涉及几个决定或变化，您可能只想在列表中写出步骤。使用电子文本文档（例如 Microsoft Word 文件）或一张横格纸。
步骤 4. 考虑制作流程图。
简单的流程图是一种直观地显示流程的简单方法，如本页后面的部分所述。还有一些方法可以构建更复杂的流程图，但大多数流程不需要这些方法。仅当您的流程包含 10 个以上的步骤并且您有超过三个人执行流程的不同步骤时，才考虑遵循复杂流程图部分中的说明。
步骤 5. 尽可能简短。
一页是理想的，但即使对于复杂的过程，也尽量减少到 5 页或更少。只有专业和复杂的任务才需要更长的文档，即使这样，也只有在执行这些任务的实际人员正在使用该文档的情况下。
- 例如，如果该文件旨在指导医生诊断癌症，您可能会提到可以使用的每项诊断测试。但是，如果要记录相同的过程以呈现给高管，请创建一个较短的文档，省略更详细的步骤，例如决定在特定机器上使用哪种设置。
- 从任务名称中删除形容词。这些标题应该清晰而简短。例如，写“向客户发送账单”，而不是“向订购产品的客户发送所有服务的完整账单”。
第 6 步。如果视觉效果有助于使过程更易于阅读，则包括视觉效果。
有些人比阅读文本更能理解视觉表示，特别是如果他们是高管、经理或其他在您记录的过程中可能没有实践经验的人。这些可以是图表、照片或屏幕截图，但要保持简单明了。
- 仅在需要理解过程文档中的术语时才在侧面包含图表或图像。例如，如果流程文件要求读者识别两种机器之间的差异，请提供这些机器的清晰图表或图像。
- 不要包含剪贴画或其他仅供娱乐的图像。
第 7 步。按职位而不是姓名来称呼人。
该文件可能比个人更持久。不要写“将会议记录发送给卡罗尔”。写“将会议记录发送给主席”。如果您认为姓名是必要的，以便读者知道与谁联系，请同时包括姓名和职位。
步骤 8. 明确进程如何相互连接。
例如，“安排时事通讯”的流程文档可能以注释“最终结果发送给编辑。请参阅标题为“编辑时事通讯”的文档结束。标题为“编辑时事通讯”的文档可以以注释“这之前是安排时事通讯”开始。并以“现在已发送到出版物中。请参阅标题为“发布时事通讯”的文档。
步骤 9. 使文档可编辑和可访问。
提供副本供人们阅读或学习。以可编辑的格式保存电子主文档，以便在必要时进行更改。
- PDF 文档不可编辑。如果您使用专门的图表创建软件，它可能具有用于保存可编辑文件的不同的独特文件格式。其他人可能需要下载或购买相同的软件才能编辑该文档。
- 对于纯文本流程文档，请使用通用文件格式，例如.doc、.docx、.txt 或.rtf。如果您预计文档会频繁更改，请使用在线文件托管服务（例如 Google Docs），以便人们始终看到最新版本。
步骤 10. 仔细标记工艺文件。
在每个文档的明显位置（例如页面顶部）写下创建日期和上次编辑日期。如果多人正在编辑该文档，您可能希望将您的姓名或姓名缩写放在上次编辑的日期旁边。最后，包括标题和文件名，清楚地传达记录了哪个过程。
方法 2 of 4：创建流程图
步骤 1. 创建流程图以轻松解释简单的任务。
流程图非常适合以易于阅读的视觉风格描述基本信息。它们可用于在工作培训期间指导新员工完成简单的任务，或协助因同事缺席而临时执行任务的员工。
步骤 2. 从左到右或从上到下排列流程图。
在制作流程图时，您将为流程中的每个任务写一个方框，并用箭头将它们连接起来以显示您执行这些任务的顺序。从左侧或页面顶部开始，就像您在书写时一样。按此顺序排列步骤可以很容易地一目了然地判断要遵循哪些步骤。
- 如果您使用的语言的写作方向与英语不同，请改用该方向。例如，用阿拉伯语编写的流程图从右向左移动。
- 使用箭头使方向明确。不要只在任务之间画线而没有箭头。
第 3 步。从标有“开始”的圆圈开始。
" 如果您的流程图小到可以放在一行或一列中，您可能不需要这个圆圈。对于更复杂的流程图，标记为“开始”的明显圆圈很有用。
步骤 4. 画一个矩形，里面写有第一个任务的名称。
画一个箭头，从“开始”圆圈指向里面有第一个任务的框。例如，“接受客户的订单”。
步骤 5. 绘制指向下一个任务或问题的箭头。
这个箭头指向下一个框，里面写着第二个任务。如果在执行第二项任务之前要做出决定或回答问题，请将问题写在菱形内。
如果可能，请为钻石使用与盒子不同的颜色。
步骤 6. 根据答案从决策菱形引导到任务。
例如，假设带有“接受客户订单”任务的框指向一颗钻石，问题是“是否订购了水？”画两个箭头离开菱形。在一个箭头上，写上“是”或“是”，然后通向一个标有“给客户水”的盒子。在第二个箭头上，写上“no”或“n”，然后通向一个标有“下令做饭”的框。
方法 3 of 4：创建复杂流程图
步骤 1. 将此用于涉及多个人员或部门的复杂流程。
如果您要记录涉及多个人、团队或部门独立工作的复杂流程，请考虑制作复杂的流程图。此处描述的流程图类型称为“泳道图”或“Rummler-Brache 图”。该图表可以很容易地看出谁负责每项任务，并有助于确定流程可以改进的领域。
流程图应该描述当前完成的过程，而不是应该如何完成。
步骤 2. 考虑使用软件。
如果您使用软件来创建图表，流程图最终可能会看起来更整洁、更易读。拥有电子文件还可以更轻松地根据需要更改流程图。在线搜索“流程图软件”，确保下载或购买可以创建 Rummler-Brache 图表的软件。
步骤 3. 在页面左侧的整齐列中列出每个参与者。
每一行都可以标记一个部门、团队或个人的职位。每个参与者负责位于他的水平行中的任务，在页面上延伸。这有时被称为该参与者的“泳道”。
- 车道可能有颜色编码，也可能没有。它们应始终以粗体黑线分隔，以使色盲人士易于阅读图表。
- 尝试将相互交互的组放在彼此相邻的位置。然而，这不是强制性的。
步骤 4. 从第一个任务开始。
通过将第一个任务放在页面左侧附近的框中开始该过程，就在负责该任务的参与者的右侧。例如，如果研究部门通过创建产品创意开始流程，请在“研究”一词的右侧画一个框并将其标记 创造产品理念.
步骤 5. 像正常流程图一样继续，但保持任务向右移动并放置在适当的行中。
例如，如果 Research 然后将其产品创意发送给 Marketing 进行焦点测试，请从 创造产品理念 到营销行中的一个框，在前一个框的右侧。标记此框 焦点测试.
- 有时，一项任务可能会重复，例如产品可能稍后返回进行额外的焦点测试。如果该过程实际上返回到相同的早期阶段，则绘制一个箭头回到标记为 焦点测试.如果过程实际上不同（例如，这是导致不同任务的更高级的一轮焦点测试），请使用不同的名称编写一个新框，例如 高级焦点测试.
第 6 步。学习如何使用菱形和圆圈。
大多数流程图使用方框、菱形和圆圈，以及它们之间的箭头。您已经遇到了标有任务名称的框。当有多种可能的结果时，使用菱形。当达到最终结果时使用圆圈。继续上面的例子，从 焦点测试 到标有钻石的 产品是否获批？
从钻石上画一个箭头，标记它 不 ，并将其连接到一个标记为 过程结束.第二个箭头，标记为 是的 可以导致流程中的下一个任务。
- 将钻石放在负责该决定的参与者的行或“泳道”中。
- 标记的圆圈 过程结束 应该在自己的行中，没有关联的参与者。
- 还有许多其他专门的流程图符号，但它们很少使用，通常也没有必要。如果您觉得您的文档会从更多种类中受益，请自行研究它们。
步骤 7. 保持一致。
使用大小相似的方框，并且不要超过两三种易于区分的颜色，以使流程图尽可能具有可读性。例如，所有框（任务）可以有蓝色背景，而所有菱形（问题）可以是黄色。
如果可能的话，让“是”的回答线总是从盒子的一侧开始（例如右侧，而“否”总是在另一侧（例如底部）。这并不总是可能或容易实现，所以不要花太多时间在上面。
步骤 8. 如有必要，请移至另一页。
最好使用多个页面，而不是使流程图太小而无法阅读。使用明确标记的选项卡或箭头来明确流程图是如何继续的。例如，绘制一个标有箭头的箭头 一种 从页面的右侧开始。在下一页上，从页面左侧绘制一个箭头，也标记为 一种.
步骤 9. 编辑流程图。
按照流程图中的每个可能的“路线”，看看它是否有意义。理想情况下，让熟悉该过程的其他人与您一起检查以发现错误并找出遗漏的步骤。一旦您至少查看了一次并更正了任何错误，该文档就可以呈现或发送给其他相关人员。但是，如果流程在以后发生变化，请随时编辑此流程图，将更新的文档发送给使用它的人。
方法 4 of 4：分析过程文档以改进过程
步骤 1. 确定质量概览可能有用的领域。
每次流程从一个人或团队转移到另一个人或团队时，请考虑是否有人应该检查正在进行的工作，看看它是否准备好继续。在特定步骤之后，质量是否经常低于标准，例如通常由缺乏经验的团队成员执行的步骤？哪些过程对质量的整体影响最大，可能需要额外注意？
如果您决定在此过程中推荐质量审查步骤，请明确“推进”到下一阶段的标准。不要让人们猜测正在使用的质量标准。
步骤 2. 寻找重复的任务。
如果您的图表或文档包含两个相同的任务，请考虑这是有用的还是低效的。有时，为了更好的质量控制（例如，两个部门在不同阶段检查产品），最好重复一项任务。但是，在此过程中不应多次执行诸如校对之类的简单任务。建议从流程程序中删除重复的步骤之一。
步骤 3. 寻找部门之间不必要的流动。
您的文档可能会显示 A 人和 B 人多次来回转移流程的责任。是否有可能减少不必要的转账金额？如果您可以重新组织流程，A 人可能可以在一个时期内完成多项任务，然后将其交给 B 人。