在工作中树立专业形象对于职业成功很重要。接听电话几乎是每个员工都会做的事情，无论他或她在公司的职位如何。以正确的方式接听会产生积极的语气，帮助来电者感到舒适，并让您帮助回答他或她可能提出的任何问题。
脚步
第 1 部分（共 2 部分）：拿起电话
步骤 1. 快速回答。
如果您在商务环境中，让人们等待是不礼貌的。在第三次响铃之前拿起电话并接听。
步骤 2. 将手机放在脸上。
虽然您想在接电话时快速移动，但您应该有足够的耐心将话筒真正贴在您的脸上。确保在电话正好对着你之前不要开始说话，这样另一端的人就不会错过任何信息。
步骤 3. 在回答之前深呼吸。
一旦手机贴近您的脸，请在介绍之前深呼吸。这将帮助你保持冷静和控制，更容易慢慢地说话和收集你的想法。
第 4 步。介绍您的业务和您自己。
您要确保电话中的其他人拨打了正确的电话和电话，因此请确保他们知道您和您的公司是谁。确保以企业名称开头。您可能想给自己一个脚本式的问候语，这样您就不必考虑在电话响起时该说什么。此消息将根据您的情况略有变化。
- 如果您是接待员，请务必确定整个公司的身份，因为您是来电者通往他们需要的任何东西的门户。一些简单的事情，比如“你好，这是 wikiHow Enterprises，尼克说。我怎么帮你？”很好。这让来电者知道您和您的公司是谁，并为他们提供继续交谈的机会。如果您是私人接待员，请确定您为之工作的人（“这是米勒先生的办公室，尼克说话”），因为您的来电者正试图联系到他。
- 如果你是办公室的一员，让对方知道你在做什么，这样他们就知道他们可以问什么样的问题。通过说“你好，这是会计部的杰西卡”来表明自己的身份，让对方知道他们是否已经到达办公室或他们想要的人，以及他们是否应该与其他人交谈。
步骤 5. 将笔和记事本放在手机附近。
如果此人想要留言或向您提供其他信息，这将让您快速记下信息。你不想让你的来电者在你搜索要写的东西时等待。
第 2 部分（共 2 部分）：打电话
步骤 1. 说话时要微笑。
即使你心情不好，在脸上挂上微笑并假装可以帮助你在另一端听起来更愉快。它可能也会对你的心情有所帮助。
步骤 2. 说话清晰、专业。
这是一个专业的环境，重要的是你和对方清楚准确地理解对方。慢慢地说话并说出你的话，以确保你的信息得到传达。
- 避免使用俚语，如“是”、“当然”或“不”。相反，要说清楚的话，比如“是”和“不是”。您不希望您和来电者因任何一方所说的话而产生任何混淆。在适当的时候不要忘记常见的礼貌用语，例如“谢谢”和“不客气”。
- 如果您需要给某人提供特定的数字或字母，例如传递姓名或电话号码，最好熟悉一下拼音字母表。这样，您可以避免混淆听起来相似的字母，例如“B”和“V”，并带有有用的提示，例如“V as in Victory”。
步骤 3. 专业地称呼来电者。
使用此人的头衔（“琼斯先生”）而不是他们的名字，尤其是在您不认识来电者的情况下。确保你记住他的名字，并在谈话中用它称呼他。
在你得到这个人的名字后写下它可能会有所帮助，以帮助你记住。
步骤 4. 必要时转移此人。
如果有人在工作中给您打电话，他可能有特定的问题或需要解决的问题。如果您不知道如何回答问题或疑虑，请不要尝试。相反，主动提出将他转移给可以提供帮助的人。这也表明您有兴趣并愿意帮助解决来电者的问题。
- 许多办公室电话系统都可以转接电话。确保你知道你的办公室是否有，以及它是如何工作的。如果没有，请获取正确人员的号码，并将该信息传递给您的来电者。
- 这样做时尽可能礼貌，并提供转移。可以这样说：“恐怕我无法回答。你要我把你转给布赖恩，谁可以帮到你？”在更改呼叫之前，请确保另一端的人同意。
- 如果其他人不在，请主动留言。请记住传递该消息。
步骤 5. 专业地结束通话。
一个清晰而有礼貌的“谢谢”或“再见”让对方知道谈话已经结束，她可以挂断电话。对于是否应该继续对话，不应有任何混淆。
让对方挂断电话。她发起了呼叫，因此您希望在她首先呼叫时让她完成她需要的任何事情。如果您在来电者还没准备好时挂断电话，这可能会显得很粗鲁，或者您可能会错过重要信息。
提示
- 避免在工作中接听您的个人手机。你是在工作，而不是和你的朋友聊天。个人电话和消息可以等到工作日结束。
- 避免分心。放下你正在做的事情，专注于电话通话，这样来电者就会全神贯注。您不想让人分心或太忙而无法回答问题和提供帮助。
- 打电话时不要把东西放在嘴里。这意味着不吃、不喝或嚼口香糖。这妨碍了清晰度，并向调用者暗示它们并不重要。
- 要有同理心，即使来电者抱怨或粗鲁，也要保持冷静和专业。