拨打商务电话可能会让人感到有些伤脑筋，特别是考虑到现在有多少通信是通过数字方式进行的。然而，没有什么能完全取代人声，有时打电话更方便。只要你说话礼貌自然，任何人都可以处理基本问题。但是为了使通话尽可能有效，您需要在拿起电话之前确定其目的，并在通话时牢记这一点。
脚步
第 1 部分（共 3 部分）：准备通话
步骤 1. 确定您通话的具体目的。
确切地知道您想与某人交谈的原因将使您不会因为打扰他们或浪费他们的时间而感到紧张，甚至只是漫无边际。在你打电话之前，思考一下它的目的，然后记下来。例如，你可能会想：
- 你需要获取信息吗？
- 你是想卖东西，还是想说服对方一个想法？
- 您是否需要寻求此人的帮助或支持？
第 2 步。为您需要提及的事情准备要点。
为您想谈论的内容制定议程将有助于保持您的通话正常进行。 “备忘单”还可以帮助您更加自信，因为您不会忘记需要提及的内容。例如，如果您打电话请人开会，您可能会记下：
- 会议的目的。
- 会议将在何时何地举行。
- 会议前此人可能需要做的事情。
步骤 3. 研究您需要呼叫的人。
如果您不认识来电者，这一点尤其重要。从同事、互联网搜索、社交媒体资料等中了解您对他们的了解。
- 如果您对这个人的背景有所了解，您可以在通话开始时利用这些知识进行闲聊。试着这样说，“所以你以前在 Lanham Industries 工作过，对吧？那你一定认识德鲁吧？”
- 研究来电者还可以帮助您避免失礼。例如，如果您发现此人与您的一位竞争对手有联系，您应确保不要批评该竞争对手。
第 2 部分（共 3 部分）：保持对话的目的性
步骤 1. 从一些玩笑开始，但不要过度。
拨打该号码，并希望它在该人接听之前响起几次。说“你好”，并介绍自己以及您从哪里打电话。从闲聊开始是有礼貌的，特别是如果你认识这个人，但不要胡言乱语。保持一分钟左右。
- 如果你认识这个人，你可以这样开头：“所以 Alyssa，我们上次谈话时你正在处理那个扩展项目。怎么样了？”
- 如果你不认识这个人，就坚持一些简单的话，比如“我希望你今天过得很好”。
第 2 步。避免一厢情愿的语言。
询问诸如“这是打电话的好时机吗？”或者说“我只是打电话给……”之类的话，听起来好像你的电话没有明确、重要的目的。将有关通话目的的笔记放在您面前，并确信您有正当理由拨打电话。
如果这真的不是谈话的好时机，这个人无论如何都会让你知道。
第 3 步。开始处理您的通话业务。
在介绍和玩笑之后，转向通话的真正目的。只是不要让过渡太突然或太明显。尝试根据您的通话目的进行调整，例如：
- “嗯，能追上安东尼奥真是太好了。我打电话给……”
- “我很高兴听到你做得很好。我打电话给……”
第 4 步。确保提出问题。
如果你只是用信息轰炸这个人，你会觉得这个电话是压倒性的，而且是片面的。相反，停下来问问题，然后让这个人感到被包括在内并建立联系。例如，尝试以下操作：
- “我们正在考虑在 28 日安排一次小组会议。比阿特丽斯，你觉得怎么样？”
- 我们希望让所有分支机构的部门负责人聚在一起讨论下一季度的战略。比阿特丽斯，你对此有什么想法吗？”
步骤 5. 在通话过程中做笔记。
与人交谈时记下事情有几个好处。例如，它可以帮助您专心聆听来电者所说的任何内容。它还可以作为通话记录，以防您需要采取任何后续行动或向其他人报告通话情况。
步骤 6. 澄清任何必要的后续行动。
如果您需要查找任何信息并回复此人，请记下此信息。同样，如果您需要此人做任何事情并稍后回复您，请确保他们理解这一点。无论哪种方式，请务必在结束通话之前清楚地提及这一点。例如，你可能会说：
- “所以Karl，我会与我们的供应商核实交货时间表，然后再给你答复，好吗？”
- “好的，贾斯蒂娜，如果你能检查一下你的日程安排，并在本周末之前给我一些可能的会议时间，那就太好了，好吗？”
第 3 部分（共 3 部分）：练习良好的电话礼仪
步骤 1. 说话清晰，微笑。
当您必须拨打重要电话时，很容易感到焦虑。但如果你说话太快或含糊其辞，通话将不会成功。说话时确保自然呼吸。说话时微笑也能让你听起来更自然，即使对方看不到你。
步骤 2. 在转接呼叫或将其置于保持状态之前询问此人。
如果您必须执行其中任何一项操作，请先询问他们是否可以。不要假设他们想被转移，或者有时间持有。
- 试着这样说：“利亚姆，在我和克里斯汀核对这件事的时候，我让你暂停一下可以吗？”
- 如果您确实必须让某人保持通话，请实际使用手机的“保持”功能。永远不要让线路保持畅通。
- 如果要长期持有，请定期与此人核对。
- 再次拿起电话时，感谢他们的等待。
第 3 步。告诉对方您将调查您不确定的任何事情。
你可能会遇到一个问题，对方会问一些你不知道答案的问题。如果发生这种情况，请不要惊慌。但是，不要简单地说“我不知道”，因为那是死胡同。相反，告诉对方“我现在没有答案，但我会检查一下并回复你。”
如果您承诺回电，请遵守承诺。
步骤 4. 最后感谢对方的来电。
感谢这个人花时间与你交谈，这只是礼貌。确保以“非常感谢与我交谈。祝你有美好的一天！”人们会记住这些小动作。
提示
- 如果您必须留言，请务必提供您的姓名（必要时拼写）以及您的联系信息。
- 永远记得感谢电话那头的人。它表示尊重。