无论您的职业或生活阶段如何，改善书面交流都是一个重要目标。学习如何选择正确的单词、构建结构正确的段落、避免常见的语法错误以及简洁的写作将帮助您成为一名更好的作家，并将您的想法有效地传达给各种受众。
脚步
方法 1 of 4：写正确的词
步骤 1. 考虑您的受众。
根据您的受众选择正确的词很重要。例如，在向老板发送电子邮件或为求职申请起草求职信时，您应该使用正式语言。保存您的非正式语言，例如以“嘿”开头的电子邮件给亲密的朋友和家人。
步骤 2. 必要时解释不熟悉的概念、术语和数据。
选择正确的词也意味着向可能不熟悉特定词或短语的观众解释它们。
- 例如，如果您正在撰写一项新技术，您可能需要解释出现在您的论文或电子邮件中的技术术语，因为您的受众过去可能没有遇到过这些术语。
- 但是，在其他情况下，您的听众可能熟悉技术术语，因此您无需对其进行解释。
步骤 3. 了解您使用的单词的定义。
书面交流中最常见的错误之一是滥用特定的词。很多时候你可能认为一个词意味着一件事，但实际上它意味着完全不同的东西。
- 例如，您可能会写道美洲原住民不是一种单调的文化，而实际上您的意思是美洲原住民不是一种同质文化。
- 问问自己，“我确定我知道这个词的定义吗？”
- 使用字典查找定义是您不太确定其含义的单词。
第 4 步。注意不受欢迎的含义。
有时你会写一个句子，却没有意识到你选择的单词表达了不需要的意思。例如，您可能会写“我查看了男孩的私人空间”，而实际上您的意思是“我查看了男孩的藏身之处”。
第 5 步。远离陈词滥调。
陈词滥调是一个被过度使用的短语，以至于它已经失去了原来的效果或意义。如果您的目标是提高书面沟通技巧，则应避免使用这些陈词滥调且通常是刻板印象的表达方式。与其写“在这个时代”，不如写“今天”或“现在”。与其写“像门钉一样死”，不如写“死”。
步骤 6. 为每种特定的写作形式选择正确的词和结构。
重要的是要了解不同类型的书面交流有不同的要求。例如，电子邮件与公司报告的要求不同。同样，写给保险公司的信与给员工的一套指导方针不同。
- 在撰写商业信函和正式电子邮件时使用专业的语气。
- 在给朋友写信或电子邮件时，您可以使用非正式语言。
方法 2 of 4：构造结构化段落
步骤 1. 以主题句开始每个段落。
主题句陈述了段落的主要思想。它可以帮助您的读者识别段落的主题以及他们可能希望在段落中阅读的内容。虽然高级作家可能要到段落的中间或结尾才会介绍段落的主题，但对于那些发展写作技巧的人来说，在段落开头包含一个主题句是个好主意。
例如，如果您要写一段关于不同品种狗的文章，您可以以主题句开头，例如“有 200 种不同品种的狗”。
步骤 2. 使用正文句子来发展段落的主题。
用主题句介绍段落的内容后，使用接下来的 2 到 3 个句子来描述、分析和比较与段落主题相关的数据、事件或引文。
正文语句是您将包含和分析您在段落中呈现的任何证据的地方，或者提供有关事件、人物或情况的详细信息。
步骤 3. 以结束语结束。
在主题句中介绍段落的范围或论点并分析或呈现主体句中的数据和证据后，以结束句结束。这是您在继续撰写论文或文章的下一部分之前总结您的想法和主要观点的地方。
方法 3 of 4：避免常见的语法错误
步骤 1. 使用撇号表示拥有。
最常见的语法错误之一是不正确使用撇号。请记住，撇号表示所有权或占有。
- 例如，如果你在谈论你丈夫拥有的电视，你不应该写“我丈夫的电视”。你应该写“我丈夫的电视”。
- 如果名词不以 s 结尾，则在名词结尾加上 s。例如，如果您在谈论狗的爪子，请写上“狗的爪子”。
- 如果名词是复数并且已经以 s 结尾，只需添加一个撇号。例如，如果您在谈论两只狗的爪子，请写上“狗的爪子”。
步骤 2. 遵循大小写规则。
专有名词和由它们构成的词应始终大写。您应该始终将名称、国家/地区、城市、州、国籍、语言、教育机构、教育程度、政府部门、政党以及贸易或品牌名称大写。
您还应该大写句子的第一个单词以及引用的第一个单词。
第 3 步。注意句子片段。
一个常见的语法错误是使用不完整的句子，也称为句子片段。每个标点符号的句子都应该是一个完整的思想，并且能够作为一个句子独立存在。
步骤 4. 始终使用相同的动词时态。
避免在单个句子或段落中的时态之间切换。通常，您应该在整篇文章中始终使用相同的时态。
- 例如，不要说，“下雨了，乌云密布。”相反，试着说“下雨了，乌云密布”或“下雨了，乌云密布”。
- 确实会出现异常！例如，如果您正在用现在时写一篇论文，那么为了闪回或轶事切换到过去时是可以的。
方法 4 of 4：简明写作
步骤 1. 避免冗长。
简洁地写作意味着你必须用尽可能少的词来传达你的信息。消除任何使您的信息复杂化的多余或不必要的词。例如，不要写：“我正在通过电子邮件发送关于你上次报告的事情。”而是尝试写下，“我正在通过电子邮件发送有关您上次报告的邮件。”
尝试用简单的“尽管”代替“不管事实”。如果你有写“因为”的冲动，试着写“因为”。
步骤 2. 不要使用冗余的词对。
应避免将具有相似含义的词组合在一起。这样做只会使句子混乱，对传达您的信息几乎没有作用。冗余对的例子包括突发危机、每个人、未来计划和过去的历史。不要写“案件的真实情况已经清楚”。而是试着写下，“案件的事实是清楚的。”
步骤 3. 删除无意义的词。
你不应该使用不增加意思或与句子相关的词。像明显、基本上、非常、真的和清楚这样的词应该从有效的书面交流中删除。例如，你不应该写，“实际上，当大象基本上小便时，阿曼达有点看着它。”而是写，“阿曼达看着大象小便。”
像“实际上”这样的词可以用来表示矛盾。
步骤 4. 用一个词代替一个词组。
通常，您只需将整个短语替换为一个单词即可消除整个短语。例如，诸如“在那种情况下”和“在这种情况下”之类的短语可以替换为“如果”一词。