贪污是一种欺诈行为，员工滥用信任地位从其雇主那里窃取资金。聪明的贪污者能够长期窃取大笔资金而不会引起怀疑。事实上，贪污者通常似乎是企业最敬业的员工之一。如果您怀疑贪污者正在耗尽您的业务，您可以采取各种措施并实施政策来检测贪污计划。
脚步
第 1 部分（共 4 部分）：分析您的业务
步骤 1. 寻找无法解释的利润缺口。
利润的异常下降是贪污的征兆。问问自己，根据您在行业中的经验，您的业务是否像您预期的那样有利可图。否则，您可能会成为贪污的受害者。
例如，如果您的企业通常在假期期间获得较大的利润，而您今年的假期利润只是平均水平，您应该调查原因。
步骤 2. 浏览您公司的记录。
您应该定期查看公司的财务记录，以确保一切正常。尤其要注意以下几点，这可能是被盗用的迹象：
- 记录杂乱无章。贵公司的记录应井井有条且易于理解。如果您不明白自己在看什么，那么员工可能会故意混淆视听以隐藏挪用公款。
- 文件丢失或迟到。如果您找不到银行对帐单或其他重要文件，则这可能表明该员工在挪用公款。
- 会计程序突然发生了变化。如果你以某种方式保存你的财务记录，那么你应该对突然的变化保持警惕。如果您的员工改变了他输入付款和借记的方式，您应该询问原因。
- 向具有相同姓名或地址的人进行多次付款。员工可能设置了一个假账户，他将向该账户汇款。
步骤 3. 回应投诉和提示。
客户可能会抱怨他们已经支付了账单。如果某人被多次计费，则这可能是贪污的迹象。
- 供应商也可能会抱怨延迟付款。您的企业应及时向供应商付款。如果账单迟付，员工可能在偷钱。
- 还要听取员工的意见。他们中的一个人可能会发现一位同事将库存或金钱收入囊中。您不应该立即忽略员工的提示。
- 客户可能还会注意到员工将付款收入囊中，而不是打电话给销售并出具收据。承诺跟进提示并向员工询问有争议的交易。
第 2 部分（共 4 部分）：监控您的员工
步骤 1. 注意员工行为的变化。
关注你的员工。员工生活方式或态度的显着变化表明存在贪污行为。
- 例如，您可能会注意到员工的生活水平出乎意料地提高了。员工可能买了一栋大房子或几辆新车。当员工开始以一种基于其薪水而无法解释的方式生活时，您应该将其视为贪污的警告信号。
- 此外，员工的态度可能会突然改变。通常随和的员工可能会变得回避或显得紧张。这种态度的转变表明他正在窃取企业利益。在其他时候，无所事事的员工会突然成为从不耽误工作或寻求帮助的敬业员工。在这种情况下，行为的改变也归因于员工在贪污计划中掩盖了他们的踪迹。
- 员工也可能坚持工作到很晚或从不休假。这种态度可能表明员工担心如果他不在，其他人会发现盗用行为。
步骤 2. 注意员工的防御性。
如果您要求员工解释文件丢失的原因，请注意员工的反应。对合理的问题变得防御性或恼火的人可能会犯下贪污行为。
此外，严重批评其他员工的员工也是一种风险。他们可能试图将注意力转移到其他人身上。
第 3 步。不要忽视冒险行为。
您可能认为您的员工在空闲时间做的事情是他们自己的事情。从某种意义上说，这是真的。但是，您的员工可能会从事表明贪污的行为。例如，寻找以下冒险行为：
- 赌博。当有人赌博到危及财务的程度时，此人可能面临贪污金钱以弥补损失的风险。注意讨论多次前往拉斯维加斯或大西洋城的员工，或者在彩票上花费大量资金的员工。
- 吹嘘漏洞利用。敢于冒险的人也可能通过帮助自己筹集资金来承担风险。您应该监控任何处于权威地位的员工，他们不断吹嘘自己的私事。
- 过度饮酒和聚会。与可疑人物一起聚会和社交的员工有被盗用的风险。他们可能会用公司的钱非法地为有趣的夜晚提供资金。
步骤 4. 注意医疗和其他紧急情况。
一些员工贪污是因为他们需要支付他们无法支付的医疗费用。请注意任何遭受悲剧的员工，例如家人生病或房屋被火烧毁。此人面临更大的贪污风险。
显然，有孩子生病的员工不会自动贪污。你不应该在没有证据的情况下指责任何人挪用公款。尽管如此，您应该进行调查以确认此人没有收钱。要求查看公司的账簿并仔细阅读。
第 3 部分（共 4 部分）：防止贪污
步骤 1. 亲自开立账户报表。
您可能想将所有财务责任委托给您的员工。但是，您至少应该打开并阅读您公司的帐户报表。
- 将银行对账单发送到您的家中，而不是发送到公司。然后，您可以查看可疑活动的报表。您可能会发现伪造的支票签名、缺少支票号码、向未知方付款或重复付款。
- 重复付款看起来像是意外，但可能是故意的。如果员工在外面与其他人一起工作，他们可能会定期向该人汇款。
步骤 2. 监控支票账户。
除了每月查看您的银行对帐单之外，还要更频繁地查看您的企业账户余额和交易历史记录。更频繁地检查您的帐户将有助于防止短期贪污计划，例如“检查风筝”。
- 支票风筝是一种骗局，其中贪污者从企业帐户中给自己写了一张非常大的支票。为了防止该支票被退回，贪污者通过从第二个商业账户向该账户写入另一张支票，人为地增加了该账户的余额。
- 在适当的时机下，第一张支票将被清除，并且在第二张支票反弹之前，贪污者可以带着一大笔钱消失。
步骤 3. 检查支票。
您的银行对账单应包括从公司账户开出的支票副本。当心那些看似伪造的签名。
还要寻找重复的支票号码。重复的数字可能表明第一张支票转到了合法的收款人，而重复的支票是由贪污者存入的。
第 4 步。跟踪员工付款。
一种常见的盗用计划被称为“搭讪”。当贪污者窃取客户的部分付款，然后用后续客户付款中的部分资金弥补差额时，就会发生重叠。
- 贪污者必须不断弥补以后付款的差额。这种计划可以无限期地持续下去，而且每笔客户的付款似乎都比实际收到的时间晚。
- 为防止“重叠”，请与您的客户沟通以验证他们何时付款。如果您注意到您的簿记员延迟过帐付款，则该簿记员可能参与了一个研磨计划。
- 您还可以通过在两个不同员工之间划分处理现金和将付款过帐到客户帐户的职责来帮助防止此计划。
步骤 5. 查看所有退款。
贪污者可以通过伪造退款来赚取零用钱。为此，贪污者会创建一个虚假记录，表明客户退回了一些商品或多付了他或她的账单。然后，贪污者将“退还”的钱收入囊中。
- 审查发放异常数量退款的员工。然后，您可以与员工召开会议，讨论大量退款。
- 还尝试让客户在获得退款时签名。然后，贪污者必须伪造一个签名，这可以首先阻止他们进行贪污。
- 任何在没有签名的情况下发放退款的员工都可以被监控。
第 4 部分（共 4 部分）：实施政策
步骤 1. 划分员工职责。
如果一名员工处理了公司的所有财务，他或她就有机会挪用公款。例如，为企业完成所有计费、收款、支付、银行业务和记录保存工作的簿记员很有可能窃取您的信息。
- 该簿记员有机会通过更改企业的交易记录来转移资产和掩盖盗窃的手段。
- 您可以通过划分责任使贪污变得更加困难。例如，您可以要求一名员工保留记录并要求另一名员工签署所有支票。您也可以自己承担其中的一些责任。
步骤 2. 让员工一起工作。
经常单独工作的员工有更多的机会和诱惑窃取企业资产。如果一项任务必须在办公室外或在没有其他人在场的时候执行，请指派两名员工一起完成这项任务。这些员工可以相互监控，从而降低窃取业务的可能性。
要求两名员工每天一起打开和关闭办公室。这可确保在工作时间之前或之后，没有一个员工单独处理现金、商品或业务记录。
步骤 3. 强制休假。
贪污的簿记员通常参与长期计划，根据这些计划，他们必须不断操纵业务记录以掩盖他们的踪迹。这些员工不能让其他人检查他们的工作，因此他们拒绝请病假或休假。
即使任务超负荷，他或她也可能拒绝将工作分配给他人。要求您的员工使用他们的假期，并让另一名员工（或外部会计服务）处理缺勤员工的职责。
步骤 4. 参与诚实的商业行为。
一些消息来源表明，企业内部的不诚实文化与贪污有关。如果员工认为企业不公平地对待员工或与他人进行不道德的交易，他们可能更有可能从企业中窃取财物。
- 因此，您应该营造一种开放、诚实、警惕和正直的文化。让您的企业遵守高道德标准。
- 您还需要表明您对欺诈或不诚实行为零容忍。这意味着惩罚那些不诚实或从事盗窃的人。如果你让小违规行为不受谴责，那么你就是在向其他员工发出信号，他们也可以随意偷窃。
- 为鼓励诚实举报违规行为，您应该制定举报政策并将其公布在您的员工手册或手册中。该政策将告诉员工，他们可以举报涉嫌欺诈和不诚实行为，而不必担心遭到报复。
- 确保您知道报告贪污的正确方法，无论您是打算在内部处理这种情况还是涉及执法。
步骤 5. 创建员工援助计划。
您还可以通过制定员工援助计划来最大程度地减少盗窃。这些计划为员工提供了一个场所，让他们可以披露他们在成瘾、赌博或健康方面的贪污诱因方面的问题。
- 您使用的员工援助计划应提供员工可以在一天中的任何时间拨打的热线电话。
- 有效的员工援助计划将引导员工获得解决成瘾、赌博或其他问题所需的资源。