如果您参加了一个会议或其他时间有限的项目，您希望其他人在其中贡献他们的工作，则需要以清晰且引人注目的方式邀请他们参与。特别是对于会议、资助和学术项目，“参与征集”，也称为“论文征集”或“提案请求”是最常见的邀请格式之一。关于活动的最重要信息和正在寻求的信息位于第一部分，然后是有关如何提交提案的完整详细信息，以及提交截止日期。
脚步
步骤 1. 为会议计划或其他项目的外部贡献者制定计划。
以多种方式参与的呼吁就像一个蓝图。在会议中，如果没有日程安排，就无法发出呼叫。计划应该包括明确定义将提供什么类型的会议，持续多长时间，在哪几天。
步骤 2. 确定您的邀请对象。
确定您想要贡献的人也是此过程中的基础，并有助于指导写作风格。您可以集思广益列出各种可能性，从一般类别（例如，积极心理学的研究人员）到具体的（例如，您有联系信息的特定人员）。
步骤 3. 考虑您的潜在贡献者需求。
根据您对将邀请做出贡献的人的了解进行头脑风暴。为了帮助激励他们花时间提交提案，他们需要看到他们可以获得的好处。例如，在学术界，会议报告和出版物对于建立可信度很重要，并且通常是任期决定所必需的，因此许多提案都希望能够将所做的工作添加到简历中。
步骤 4. 概述初稿。
呼吁参与的常见部分包括：
- 标题（包括“征集_”）、主要活动的地点和日期，以及提交提案的截止日期，包括一天中的时间。这使得人们可以快速评估他们是否可以对事件做出承诺以及提交提案所涉及的时间。
- 介绍性文本 - 措辞以吸引读者的兴趣，引用他们关心的问题，以及事件或项目的概述 - 为他们可以申请参与的内容设定期望。
- 所寻求的提案类型的描述--包括内容和格式。对于会议，这将包括会议形式的描述以及对每种形式的期望（例如，演讲、演示、互动研讨会、海报），包括预计演示者工作的时间长度。
- 提交提案的步骤清单，包括所需元素的基本列表，包括每个部分的字数。这应该包括（再次）截止日期、更详细信息的相关链接和在线提交表格。
- 接受标准--除了遵守提案格式的基本要求之外，最好的提案应该包括哪些元素。这可以作为提案作者的指南或标题。
- 常见问题解答、过去事件和联系信息的相关链接，以防有人有疑问。
步骤 5. 草稿在发送之前由其他人审核。
太频繁了，参与的呼吁可能会令人困惑或容易被误解。请熟悉项目和受众的人对其进行审核将提高您发送的内容的清晰度和质量，并减少必须修改和重新发送的可能性。
第 6 步。将其发布到您的网站上。
在您发出参与呼吁之前，最好确保可以轻松地在网上找到
步骤 7. 测试提交过程。
确保您可以完成这些步骤，并且所有相关链接和表单都按您的计划工作。
步骤 8. 起草电话会议的电子邮件介绍。
在人们阅读电话之前，无论是在电子邮件中还是作为附件，您都需要一个好的主题行并在电子邮件中打开以引起他们的注意。尽早包含日期信息 - 这有助于他们更快地确定电子邮件是否是他们想要更仔细查看的内容。还要求他们将其转发给合适的同事。
第 9 步。将其发送给您的目标受众。
在任何群发邮件中，您都可能会收到来自不良电子邮件地址和反垃圾邮件自动回复器的“反弹”。确定您想花多少时间来审查和解决这些问题。
第 10 步。安排第二次重新发送，如果您收到的提交不够充分，则可能安排第三次。
步骤 11. 制定审查提交的计划和回复每个提交者的方法。
提示
- 在为不同的演示会话安排时间时，要认识到许多有经验的演示者倾向于希望有更多的时间进行演示，并且可能会超过他们的时间分配几分钟。必须计划演讲者之间的休息时间，让房间腾出空间，并让下一位演讲者能够按时设置和开始。
- 如果您在项目中有显着的名字或从属关系，如果邀请来自他们或附有他们的名字，则您的响应率可能会更高。
- 为了让人们更容易起草和提交提案，请考虑制作一个可下载的模板，其中包含他们需要完成的部分，即使提交都将通过在线表格进行处理。这对于协作编写提案的人员尤其有用，并且可以在提交草稿之前进行分发。
- 一些市场研究表明，周二早上收到的电子邮件的回复率高于平均水平。如果您有足够的时间，请考虑您的听众，并将您发送电话的时间与他们最有可能阅读和考虑的时间相匹配。
