会议主持人是负责主持会议的人。从本质上讲，主持人的目的是确保会议从组织到开始到结束顺利进行。一个良好的会议应确保会议的所有目标在会议结束时得以实现。因此，一个好的主持人将确保所有与会者都了解会议的目的，确保满足所有与会者的需求，确保会议顺利进行，并确保全员参与。
脚步
第 1 部分（共 3 部分）：为成功的会议奠定基础
第 1 步。准备是关键，所以从议程开始。
虽然协调人应该融入会议并使他们的工作看起来很轻松，但他们为会议做好充分准备至关重要。从编写议程开始。一个好的议程将包括关于会议的关键点，并提供足够的细节，以便与会者知道在哪里以及会发生什么。
- 注意会议的开始和结束时间，以及每个会议的实际时间限制，以确保会议按时进行。
- 选择对参加会议的每个人都有影响的主题。尝试从参加会议的人那里获得关于值得讨论的主题的意见。
- 尝试将主题设置为需要回答的问题，以激发会议中的对话。
- 注意讨论的目的是什么。是为了获取信息、解决问题还是做出决定？
- 指定与会者应如何准备会议。
步骤 2. 计划邀请列表。
这需要微妙的平衡。如果出席人数太少或太多，您就会面临会议无效的风险。您将只想邀请能够帮助您实现会议目标的人。问自己以下问题。
- 谁是该问题的关键决策者？
- 谁最了解所讨论的信息？
- 谁对这些话题有既得利益？
- 谁将必须执行所做的任何决定？
- 一些专家建议邀请 8 人参加需要做出决定的会议。相比之下，当会议的目的是集思广益时，他们建议 18 人。
步骤 3. 通过电子邮件发送邀请。
发送电子邮件是邀请与会者的最简单方法。您的电子邮件应提供会议的简要介绍。它还应包括日期、时间和可能的 RSVP 截止日期。议程应附在电子邮件中。
是否需要 RSVP 是可选的，但它可以让您为所有参与者准备适量的材料。
第 4 步。开始思考一个好的引导者会做什么。
通过反思协调员在会议期间所做的工作，您将能够很好地了解轮到您执行工作时对您的期望。一个好的引导者将具有许多特征，可以帮助他或她管理时间、人和不同的意见。最好尽早培养这些特征。
- 重视人和他们的想法。一位优秀的主持人会在与会者提出想法后表达他或她自己的赞美。说“谢谢萨曼莎，这些都是非常有用的要点，可以帮助我们以不同的方式思考问题。”通过这样做，您将确保每个人和想法都被听到，并且其他人也将有信心畅所欲言。
- 保持警惕。在会议期间，您将不得不应对许多不同的情况。您需要快速思考这些不同的情况并做出反应。例如，如果有人提供了有意义的建议，请迅速表扬他们，然后立即寻找另一位正在寻求建立该思路的与会者。但是，如果有人提出了与主题无关的坏点，请尽最大努力突出评论中的优点，并寻找另一位将建立在您认为好的基础上的与会者。
- 好好说话。重要的是房间里的每个人都理解你。您需要以合理的音量说话，以便每个人都能听到。表达清楚，不要咕哝或咕哝。只有在会议上的每个人都熟悉术语时，才注意使用术语。
第 2 部分（共 3 部分）：为会议搭建舞台
Step 1. 规划位置，布置家具。
您需要考虑会议是面对面的、通过屏幕进行的虚拟会议，还是两者的结合。根据会议形式，您需要确保所有家具和硬件都已就位，包括椅子、桌子和投影仪屏幕。有几种可能的方法来设置会议家具。
- 圆桌会议将有助于以讨论为导向的会议。
- 将椅子排成一排的环境有利于将扬声器作为主要焦点。当主要目的是传达信息而不是寻求讨论时，这种设置效果很好。
- 剧院布置的特点是房间前面有一张桌子，可以让一组扬声器坐在前面。与会者将按照讲座形式在小组发言人前面排成一排。
- 教室布置在一排椅子前面有桌子，让与会者可以做笔记，而演讲者仍然是会议的焦点。
- 在会议中使用 U 形设置，您希望参加者在需要时互相见面和互动。
- 将椅子围成一圈，以您为中心，用于开放和参与式会议。
步骤 2. 为参加会议的人提供用品。
一名准备充分的主持人将为与会者提供会议所需的笔、记事本、工作簿、讲义和其他工具。还要考虑您是否需要提前为虚拟会议提供任何登录信息。应该设置一个白板，让人们和演示者可以做笔记供每个人查看，可能是活动挂图或白板。这使会议流程更加顺畅，允许参与者在会议期间的指定时间回答他们的问题。
根据会议的长度，考虑为您的参与者提供饮料（咖啡）、小吃、水和/或糖果。
步骤 3. 在会议临近时发送有关会议的电子邮件提醒。
人们很忙，如果没有提醒，他们可能会忘记即将举行的会议。尝试在会议预定举行前两天向将参加会议的人发送提醒。
- 如果您要求受邀者回复，您可以发送提醒，提醒他们需要在截止日期前回复。
- 在您的提醒电子邮件中，请务必询问是否有人更改了计划。
第 3 部分（共 3 部分）：了解您在促进会议方面的作用
步骤 1. 提前到达会议。
作为协调人，您应该在场向出席会议的每个人致意。要么在他们走进房间时与他们握手，要么在他们登录电话会议时向他们打招呼。这将在会议上营造一个温馨的环境，同时也表明你是认真的，准备好讨论。
第二步，准时开会，明确目标。
虽然会议中的每个人都将收到议程，但通过重新介绍目标，所有与会者将在同一页面上开始。它还有助于为会议定下基调，并立即让人们走上正轨。
- 您还可以在会议开始时发布内务公告，包括有关休息时间、消防通道和洗手间位置的信息。
- 您还可以考虑根据参加会议的人来制定互动规则。规则可以包括相互尊重、保持话题、攻击问题而不是个人、结束讨论，以及不打断他人。
步骤 3. 通过让所有与会者发言来引导会议。
每个人都有不同的方法来指导会议和保持演讲者的主题。一种重要的方法是确保对话和讨论不是由一两个人主导。确保您正在寻找可能想要提出观点的任何人，并通过询问他们的想法给他们发言的机会。
假设一位名叫萨曼莎的同事看起来很感兴趣，但尚未做出贡献。你可以试着说：“萨曼莎，手头的问题对你的部门，特别是你有什么影响？”
第 4 步。坚持主题。
协调员的工作是让所有与会者或演讲者保持主题。允许偏离目标的切线会打乱您的日程安排，并可能意味着会议无法达到预期的结果。如果您感觉到讨论偏离了主题，请通过提出与主题直接相关的问题来重定向对话。
- 如果对话开始出现偏差，你可以说：“但这对我们今天讨论的问题有何影响？”或者，“这些都是非常有趣的点。我们应该在以后讨论这些，但现在，让我们专注于手头的问题。”
- 您可能还想标记提出的想法，并在以后的会议或其他方式中解决它们。因此，您可以适当地尊重那些切题的想法，而不会冒犯任何与会者。
步骤 5. 为困难情况制定计划并化解它们。
如果你觉得参与者即将进入激烈的辩论，请引入另一个你认识的人来讨论这个问题。从本质上讲，您将希望通过引入更多对话来化解辩论。如果发生冲突，您还可以听取双方的意见并找出共同点，将对方团结在一起。
如果遇到困难，你可以说：“很明显，你们来自不同的方面。但是，你们显然同意这个问题的重要性，所以让我们集中精力寻找互惠互利的结果。”
步骤 6. 回答和重定向问题。
作为主持人，只要您能够准确回答，您就可以回答与会者的问题。如果没有，您应该将问题提交给会议中更能准确回答的人。
如果您不知道某个问题的答案，您可能会说：“这是一个很好的问题。但是，我认为萨曼莎更了解这个话题。萨曼莎，你有什么想法？”
步骤 7. 总结和简化发现。
在会议期间做笔记，并确保你写下所有的关键想法和意见。在对某个主题的讨论结束时，如果协调人提供对所说内容和得出的结论的回顾，会很有帮助。
尽量总结每个出席的人提出的要点。此外，强调对所解决的问题做出的任何决议。
第 8 步。询问会议结束时的进展情况。
反馈对于您作为会议主持人进行改进至关重要。您可能会考虑提出以下问题：议程分发的时机是否合适？与会者准备得如何？分配给每个主题的时间有效吗？有足够的时间讨论吗？房间布置如何改进？
- 也可以通过在会议后不久发送给参与者的电子邮件调查来收集反馈。
- 请务必查看结果并为下一次会议进行必要的更改。
提示
- 请记住，为了促进会议，您无需过度关注内容。相反，要关注过程。
- 遵守约定的休息时间。
- 会议结束后，任何不想在小组中发言的人都可以留下来供参与者使用。
