无论是用于商务、娱乐还是支持，会议都是向一群人提供大量信息的重要方式。在一群人面前讲话可能会令人生畏，尤其是当您的工作是让会议保持正轨时。尽管一开始可能看起来很紧张，但只要您准备好开场白、妥善安排时间并清楚地表达您的观点，开始会议就会很容易。
脚步
方法 1 of 3：准备开场白
步骤 1. 起草商务会议的开场白。
在开始计划任何开场陈述之前，先确定会议形式。业务和董事会会议应该有更正式的开场白来感谢与会成员。对于更随意的会议，保持简短的开场白，尤其是当与会者有足够的时间进行自我介绍时。您可以找到有关如何在线召开临时会议的模板。
- 圆桌会议可能不需要那么多准备，因为每个成员主持会议的不同部分。
- 例如，开始会议时说：“欢迎！我要感谢大家参加我们的季度预算会议。在我们开始之前，我希望你们能和我一起看一下议程。”
步骤 2. 明确说明会议的目的。
确保会议的所有与会者都了解您将要讨论的内容。如果您没有建立明确的目标或目的，人们将很难集中注意力。与他们打招呼后，让他们知道会发生什么。
- 在商业环境中，你可以这样说：“这次会议的目的是想办法削减本季度的预算。”
- 对于更随意的设置，你可能会留下来，“让我们分享我们对这个问题的想法和经验。”
第 3 步：遵循议程以避免任何混淆。
在开始任何新对话之前，先查看会议将涵盖的内容。不同的主题可能会导致不同的讨论，如果您没有遵循计划好的议程，讨论可能会迅速偏离主题。制定议程有助于使会议保持正轨和主题，并为与会者提供一种监控会议持续多长时间的方法。
明确说明议程的某一部分是否仅适用于一个人。为避免会议中出现任何混乱，请确定谁负责哪个任务。例如，说，“约翰将处理所有预算文书工作。如果您有任何问题，请与他交谈。”
方法 2 of 3：高效召开会议
步骤 1. 准时开始会议以保持日程安排。
确保会议在预定时间开始。您想向所有与会者表明他们的时间很宝贵。通过准时开始会议，您正在营造一种相互尊重的氛围。准时还可以更轻松地为以后的问题腾出时间。
一定要按时结束会议。
步骤 2. 查看任何基本规则以维持秩序。
在开始之前提醒与会者会议政策。根据会议的不同，您可能比其他人有更多的基本规则。
- 例如，支持会议可能会为成员提供保密提醒。商务会议可能会规定与会者在发言时要彻底和具体。
- 在会议开始时制定这些规则。如果您在随机时间提出任何规则，则执行任何规则将更加困难。
- 例如，在商务会议中，您可以说：“如果您对本季度的预算有任何疑问，请等到会议结束时与我私下交谈。”
步骤 3. 留出时间让与会者自我介绍。
让与会者有机会打招呼并了解彼此的名字。成员介绍对于支持小组来说更加必要和有价值，因为每个与会者都将在整个会议期间发言。介绍在正式场合也很有价值，但请确保它们不会影响会议议程上的项目。
- 例如，您可以在正式会议上这样说：“在我们开始之前，我想在房间里走一圈，让每个人都可以说出他们在公司内的姓名和职位。”
- 在一次非正式会议上，你可以说：“让我们绕着圈子自我介绍一下。你也可以分享本周发生在你身上的一件好事和一件坏事。”
步骤 4. 安排提问和评论的时间。
确保与会者有机会发表自己的意见。尝试在会议议程中加入一个专门用于回答问题和听取反馈的特定项目。如果与会者在离开时感到困惑，他们可能会认为整个会议都是在浪费时间。
关闭与会者的任何不良行为。虽然开放式沟通很重要，但被动攻击性的谈话往往会使会议变得紧张和不舒服。如果您觉得被动攻击性评论对您的与会者来说可能是一个严重的问题，请在会议开始时对不良行为发表评论。
方法 3（共 3 个）：理解你的观点
步骤 1. 用简洁的语言表达清楚的观点。
避免在正式的商务会议环境中使用不必要的填充语言。在更随意的环境中，尝试使用友好和诱人的语言，以消除对您可能对谁讲话的任何混淆。通过简化您自己的语言，您还可以提高整个会议的效率。
- 例如，在正式会议上，不要说“由于机械问题，我们在分发文件方面遇到了困难”，而要说“因为打印机坏了，我们无法复印。”
- 在一次临时会议上，说“让我们大家分享本周发生的一些好事”，以明确表示你是在向整个团队讲话。
第 2 步。合并停顿以强调一个点。
在你的演讲中选择战略性的地方，包括一两秒钟的停顿，因为这有助于听众更多地关注你接下来要说的话。暂停还可以让您喘口气，并在精神上回顾您接下来想说的话。缓慢而清晰地说话，以便每个人都能听到并理解您。
第 3 步。使用清晰、主动的动词切入重点。
以清晰可操作的方式说话，以便人们可以立即理解您要说的内容。尽量避免使用被动语态，因为被动语态会直接影响你的演讲。使用主动语态比使用被动语态更直接、更顺畅地传达您的观点。
例如，说“我们达到了目标”，而不是说“目标已经达到”。
步骤 4. 避免使用多余的语言，以便您可以明确指出。
在试图表达你的观点时，不要使用不必要的词。当你可以用几句话表达你的观点时，没有必要做出比必须更长的陈述。
- 在任何类型的会议中，当您讲话时，诸如“接近”和“特别感兴趣”之类的术语都可以缩写为“接近”和“感兴趣”。
- 例如，说“这个项目必须在中午之前完成”而不是说“这个项目必须在中午 12 点之前完成”。
