如果它有效运行，会议可以成为一种非常有用的方式来汇集资源并获得有关任务或项目的多个观点。召开有效会议的关键是设定并坚持一个可靠的议程，召开一个有效管理时间的会议，并明确分配可操作的项目供人们在会议后完成。
脚步
方法 1 of 3：设定议程
步骤 1. 为会议设定一个主要焦点。
在举行会议之前，您需要敲定议程。如果某个项目不是必需的或会分散会议的主要焦点，请将其从最终议程中删除。您可以将该主题安排在另一次会议上或直接与该人讨论。
如果你选择了太多的目标，那么你的会议就会失去焦点。
步骤 2. 编写议程草案并在会议前分发。
当你安排会议时，包括一个初步议程，列出会议的内容，以便人们有机会准备。提前告诉人们会议的内容将使会议更加有效和高效，因为每个人都会达成共识。
- 如果有人需要为会议整理信息，请告诉他们它与议程上的某个项目有何关联。
- 至少在会议前一周发送议程草案。
步骤 3. 允许人们将项目添加到议程中。
当您发送会议议程草案时，请询问与会者是否有任何问题或要添加到议程中的其他项目。您可能没有考虑过某些事情或不清楚议程上的某个项目。
让人们为议程做出贡献会让他们觉得自己在做出贡献，并且可以使会议更有效。
提示：
考虑使用像 Google Doc 这样的共享文档来允许多个用户添加到议程中。
第 4 步。决定您想在每个项目上花费多少时间。
为了安排您希望会议持续多长时间，您应该查看议程上的每个项目并设置您可以花在上面的最长时间。为每个主题设置时间限制将使会议继续进行。
- 为一个项目留出至少 5 分钟的时间，以便进行富有成效的讨论。
- 为更重要的项目留出更多时间。
步骤 5. 在会议结束时安排讨论和提问的时间。
始终在议程末尾留出大约 5-10 分钟的时间，让人们提问或澄清会议中的任何事情。如果人们知道他们有时间在会议结束时讨论更多细节或提出问题，会议将更有效地进行。
这也是询问是否有人不清楚会议中讨论的任何内容的好机会。
方法 2 of 3：高效召开会议
步骤 1. 在会议开始时分发议程的印刷副本。
打印出会议议程的副本以提供给与会者，以便每个人都能看到日程安排和会议内容。确保会议上的每个人都得到一份副本。
- 将一叠议程放在靠近入口的地方，这样人们就可以在进门的时候拿一个。
- 议程的硬拷贝可以帮助人们专注于会议，因为他们知道会议的结构。
步骤 2. 指定 1 人担任官方笔记记录员。
为了让每个人都专注于讨论而不担心记下要点，请指定 1 人做笔记。选择一个擅长做笔记的人，或者让一个与会议无关的人，比如秘书或其他同事，坐在会议上做笔记。
步骤 3. 一次讨论 1 个问题，以保持对该主题的关注。
在您转移到另一个主题之前，明确会议将一次集中在一个主题上。人们很容易失去对某个主题的关注并开始讨论或思考会议中的其他讨论点。
你可以这样说，“我们有很多事情要处理，所以让我们一次处理一个项目，这样我们就不会迷路了。”
步骤 4. 鼓励人们写下最后要问的问题。
为了节省时间，请人们写下他们的任何问题，以便在会议结束时进行讨论。这将防止您的会议被问题打断并使其更有效。
通常，人们的问题可能会在会议过程中得到解答，因此写下问题可以节省时间并使人们专注于会议。
第 5 步：在行动项目出现时分配行动项目。
当会议中出现项目或任务时，将其分配给最有能力完成它的人。会议最重要的方面之一是分发给与会者的可操作项目。没有后续任务，会议主要是讨论。会议必须有行动才能有效。
提示：
为要完成的任务或项目状态报告设置截止日期。截止日期让人们感觉更倾向于跟进一个行动项目。
步骤 6. 让每个人都参与讨论。
很多人性格内向，不喜欢在人面前说话，但他们往往有有效和有用的意见和信息。询问人们从他们的角度来看事物的样子。提出能促进更深入讨论的问题，让人们开始交谈。
- 如果会议上只有一个会计部门的人，他们可能会觉得自己是个奇怪的人。为了让他们做出贡献，可以问他们类似的问题，“从会计的角度来看，这看起来如何？”
- 而不是问一些扁平化的问题，比如“你觉得怎么样？”提出更深入的问题来促进讨论，比如“你为什么认为这是这样的？”或者“你能解释一下你为什么这么认为吗？”
第 7 步。当讨论偏离主题时，坚持议程。
会议经常会因偏离主题的讨论而脱轨，并且会占用大量时间。每当您发现某个主题或讨论失去焦点时，请通过使用议程回到正轨来控制会议。
像这样说，“看，这真的很有趣，但让我们专注于会议的目标和讨论主题。也许我们可以在最后或之后更多地谈论它。”
步骤 8. 最后回顾会议的可操作项目。
当会议接近尾声时，总是以笔记摘要结束，并仔细检查讨论过的可操作项目。确保分配给项目的人知道他们需要做什么以及何时需要做。
让与会者有机会提出问题或澄清一个项目。
步骤 9. 使用匿名反馈表让人们发表意见。
让与会者知道您计划为他们提供表格以告诉您会议的效果如何。匿名反馈表是让人们轻松表达意见的好方法。不要对批评感到冒犯。如果下次会议可以做得更好，那就去做吧！
您希望人们觉得如果他们对您的会议有问题，他们可以告诉您，并且匿名告诉您的能力可能会让他们感到很自在，可以批评您。
方法 3（共 3 个）：管理会议时间
步骤 1. 将会议安排在每个人最方便的时间。
为了最大限度地提高与会者的参与度，请避免将会议安排在某人的午休时间或下班时间。选择一个人们最专注的时间，不会因不便而沮丧。
提示：
安排头脑风暴会议在早上人们创造性思考的能力最高的时候举行。解决问题的会议最好安排在下午晚些时候，那时人们的头脑更放松，他们不会被当天需要完成的任务分心。
步骤 2. 准时开始和结束会议。
晚开始会议可能会从会议开始就耗尽房间的能量。参加会议的人会以你为榜样，所以准时到达是一个很好的例子。您也不希望会议中的人想知道会议何时结束。设定的结束时间将使人们保持专注和参与。
明确的结束时间也将使人们更快地恢复工作。
步骤 3. 设定每个人都需要专注于会议的期望。
通过宣布您计划遵循会议议程并希望每个人都全神贯注来开始会议。提到议程在会议结束时预留了一些时间用于提问和讨论。
- 收起与会议无关的任何笔记本电脑和文件。
- 在会议期间使用智能手机查看电子邮件有时是有益的。但是除非需要，否则请将手机远离。
步骤 4. 每 10 分钟到房间登记一次。
会议有时会有点乏味，一个人的平均注意力持续时间约为 10 分钟。为了让每个人都参与进来，请与房间里的每个人一起检查，以确保他们正在关注并跟随。
时不时地花点时间问一些诸如“每个人都好吗？任何问题？”这让您有机会看到房间里的人的参与度，如果他们知道您正在寻找并与他们交谈，这也会让他们振作起来。
