议程是保持会议从 A 点到 B 点顺利进行的一种简单但必不可少的方法。 尽管普遍认为，您不需要写一篇很长的文章或文档。相反，您可以简要概述您想在会议中讨论的要点。起草议程后，请在实际会议开始前 3 天将其提供给所有与会者。
脚步
方法 1（共 3 个）：概述议程
步骤 1. 在线搜索用于议程的模板。
寻找一个简单的模板来帮助您有效地共享议程中的所有必要信息。下载或参考此模板，以便您可以将其用作您自己文档的主干。
许多网站都提供免费的议程模板，例如 Adobe Spark 和 SmartSheet。其他程序也提供议程模板，如 Microsoft Office。
第 2 步。至少在会议前 3 天制定议程。
在会议前几天留出时间，以便所有与会者有足够的时间回顾会议的内容。议程可帮助这些与会者准备任何必要的材料，并让他们有时间提出有关会议本身的问题或疑虑。
例如，如果会议定于周三举行，您希望在周日之前发送议程。
步骤 3. 在议程上决定会议的举行时间和地点。
说明将在其中举行会议的建筑物和房间，或者如果您正在举行虚拟会议，请提供在线房间代码。明确指定会议的日期和时间，以便所有与会者都能准时到达。
- 此信息应位于页面顶部的某个位置。
- 例如，您可以将会议日期写为 4 月 30 日晚上 7:30。
步骤 4. 选择会议的开始和结束时间。
概述会议将持续多长时间，以便与会者知道会发生什么。尽量让会议保持简短，这样你就不会占用其他人太多的时间。作为一般经验法则，目标是将您的会议保持在 20 到 30 分钟左右。
有些会议会比其他会议花费更多的时间，这是完全正常的。诚实和坦率地说明会议将持续多长时间。
步骤 5. 列出会议的基本目标和目的。
缩小会议的样板目的。您是在讨论即将举行的活动、审查预算还是进行头脑风暴会议？如果您了解要涵盖的基本要点，您将可以更轻松地组织议程。
例如，头脑风暴会议可能会花更多时间从与会者那里产生想法，而基于审查的会议可能更多地关注关键决策。
方法 2 of 3：清楚地传达您的观点
第 1 步。将您的议程限制在 5 个主题。
写下你想在会议上谈论的所有事情的清单，即使清单最终很长。在你记下你的想法后，划掉对会议不重要的任何要点。相反，挑选出真正需要讨论或提及的 5 个最重要的话题。
专注于更严重和时间敏感的点。例如，如果会议是关于平衡预算的，您需要集中讨论削减资金。
步骤 2. 选择适用于会议中每个人的谈话要点。
根据与会者列表调整会议内容。理想情况下，您的整个议程应该与参加会议的每个人都相关。如果议程上的某个点可以通过电话或电子邮件解决，则您无需在议程中提出。
例如，如果您有一个问题要问个别主管或同事，您就不会将该问题列入议程。
步骤 3. 将每个主题作为一个开放式问题呈现。
将每个话题转化为一个易于与会议其他成员讨论的问题。生成开放式和发人深省的问题，而不仅仅是是或否的答案。尝试使这些问题尽可能吸引人，以便您的会议讨论尽可能富有成效。
例如，不要将“餐饮讨论”作为议程主题，而是写一些类似“谁应该在我们的下一次活动中招待招待会？”之类的内容。
步骤 4. 将议程上的第一项保留为开放式。
给会议的其他成员时间来解决他们对会议议程或组织的任何疑虑。第一点在会议范围内不会花很长时间，但它让与会者有机会表达他们对议程本身的想法和意见。
一般来说，在会议开始时回顾议程不应超过 2 分钟。
步骤 5. 将某些主题委托给其他人。
不要觉得您必须自己管理会议的各个方面。相反，在会议的不同部分，使用议程将领导权转移给不同的同事和上级。指定谁将领导每个议程主题，以便与会者了解谁负责什么。
您可以在议程上的每个点下方注明“目的”和“领导者”。例如，您可以将“决定”列为会议的目的，以及谁领导该会议部分。
步骤 6. 在会议结束时保持加号/增量。
在议程结束时留出时间来回顾会议的进展情况。这不必非常深入--只需提出一个一般性问题，就议程底部的会议征求建议和反馈。在某些议程上，这被标记为“加/增量”。
例如，您可以这样写：“这次会议有哪些优点？”或“我们如何在未来的会议中改进？”
步骤 7. 在议程表上添加任何其他重要信息。
在议程上的每个主题旁边创建一个“准备”部分。列出与会者在会议开始前需要做的任何研究或其他“家庭作业”。此部分可以提醒与会者阅读特定的论文或备忘录，或查看以前的会议记录。
- 例如，您可以这样写：“请仔细阅读我发送的有关即将举行的筹款活动的电子邮件。”
- 并非会议议程的所有方面都需要准备。
方法 3（共 3 个）：完成议程
步骤 1. 为每个主题分配时间限制。
在您的议程上的每个谈话点中包括一个具体的时间估计。如果您不遵守确切的时间表，也没关系--最重要的是与会者知道某件事需要多长时间或多短。这可以帮助您优先考虑会议中更重要的话题。
例如，审查议程只需要 2 分钟，而更大的决定可能需要 50 分钟。
步骤 2. 将每个议程主题分解为可管理的块。
在每个谈话要点旁边起草一个简短的项目符号列表，引导与会者了解会议的进展情况。将任务分解成一口大小的块，给每个单独的任务一个时间估计。这将有助于使会议感觉更易于管理，并有助于让与会者安心。
例如，您可以花 5 分钟识别和标记特定问题，然后花 10 分钟集思广益可能的解决方案。在此之后，您可以再花 10 分钟来决定最佳解决方案是什么。
第 3 步。在会议前 3 天向您的同事提供一份议程副本。
将议程通过电子邮件发送给与会者或分发纸质副本。确保每个人有 3 天的时间在会议前审查议程，以便他们在需要时提出建议。
步骤 4. 收集会议某些部分所需的材料。
快速查看您的议程，看看在会议期间您需要准备哪些文件和其他文书工作。事先将这些文件打印出来并放在一边，这样您就可以在会议开始前做好准备并做好准备。
例如，如果议程的一部分要求与会者阅读特定的备忘录，请务必打印出该备忘录的副本并随身携带参加会议。
提示
- 向您的同事征求对您制定的议程的反馈。
- 在线查找可帮助您设计议程的免费模板。
