生活是不可预测的，有时您只需要取消会议。为了尽量减少任何不便并保持礼貌，请务必在您无法参加会议时立即取消会议。如果可能，请提前 24 小时通知。保持礼貌和尊重，并提议围绕他人的日历工作以重新安排日程。或者，如果有多个人要参加会议，请弄清楚您是否可以打电话或派人代替您参加会议，这样您就无需另找适合所有人的时间。
脚步
方法 1 of 2：礼貌地取消会议
第 1 步。通过电子邮件发送您的歉意以提前取消会议。
如果您要提前 24 小时或更长时间取消，电子邮件效果很好。尽可能多地提醒一下。这样，另一个人就可以改变他们的日程安排。如果他们很忙，提前通知可能会产生巨大的影响。
- 电子邮件通常比电话更有效，因为收件人可以在一分钟或更短的时间内快速浏览它，但是如果您在最后一分钟发送它，您无法确定有人会看到您的消息。
- 如果对方从外地赶来参加您的会议，请在他们回家之前尽最大努力重新安排时间。如果他们还没有到达城镇，请尝试至少提前 2 天通知，以便他们在需要时取消旅行计划。
第 2 步。如果可以，请在最后一刻取消。
如果您要取消本应在当天举行的会议，请给对方打电话。否则，他们可能在会议前看不到电子邮件，浪费时间等你。
- 可以这样说：“我知道我们预定今天见面，但我不得不去接我在学校生病的孩子。我下午出去，你早上有时间见面吗？”
- 如果您无法通过电话联系，请尽快发送电子邮件。
第 3 步。简要说明取消的原因。
取消会议通常会给期待您的其他人带来困难。让他们知道为什么你不能在不深入细节的情况下做到这一点是有礼貌的。否则，他们可能会认为您只是不想露面。
- 例如，说您生病了就足以成为错过会议的理由，而无需详细说明您的疾病。
- 如果出现了另一个您不容错过的会议或约会，只需说您遇到了无法预料的日程安排冲突。放弃一个会议到另一个会议可能会显得很粗鲁，所以保持细节模糊是可以的。
第 4 步。避免编造借口。
如果您有正当理由错过会议，可以稍微谈谈。但是，如果您没有理由，请不要编造。人们将能够说你在编造一些东西，但它会显得很粗鲁。
- 如果你只是不想参加会议，请保持一般性。例如：“出现个人问题，我需要重新安排今天的会议。”
- 不要过于频繁地使用通用的借口。如果每个月出现一次或更多次“私人事情”，你的同事就会开始把你当成渣滓。
步骤 5. 真诚地道歉。
如果你真诚地道歉，取消会议会好得多。将其与您取消的原因联系起来，并提出弥补不便。
试着这样说，“我知道你的时间有多宝贵，我想为安排冲突而道歉。我附上我的笔记供你查看，以便我们可以简化我们的后续会议。”
步骤 6. 尊重其他与会者的时间。
如果有多个其他人要参加，请注意，完全取消会议可能会给多人带来不便。如果可能，请避免取消并提供另一种解决方案。
例如，您可以致电、派其他部门成员填写，或通过电子邮件发送您设置为提供的任何相关信息。
方法 2 of 2：重新安排会议
步骤 1. 尽快制定重新安排的计划。
很有可能，会议首先被安排来讨论时间敏感的信息。想出一个方便的时间在一两天内重新安排，以尽量减少任何不便。
第 2 步。尽可能多地处理其他人的日程安排。
由于您造成了潜在的不便，因此按照他人的日程安排工作是有礼貌的。但是，只有在您真正有空时才提出见面。您不想再次重新安排。
问：“你什么时候方便重新安排？我星期四下午没空，但我可以在早上或另一天为你腾出时间。”
第 3 步。在您不可用时在日历上安排时间。
为避免在重新安排会议时头疼，请在您不可用的所有时间段进行屏蔽。然后，您可以清楚地分享重新安排的可能时间，而不会遇到更多冲突。
如果您发现白天在会议之间需要一点休息时间，请在日历上将其屏蔽掉，这样人们就不会在该窗口期间看到您有空。
步骤 4. 提议将会议变成电话。
如果您无法参加会议的原因是交通、天气或某些妨碍您亲自到达的因素，请提出改为通过电话召开会议。为无法参加会议而道歉。如果需要，请抽出时间亲自跟进。
