如何举办 AGM(年度股东大会)(附图)

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如何举办 AGM(年度股东大会)(附图)
如何举办 AGM(年度股东大会)(附图)

视频: 如何举办 AGM(年度股东大会)(附图)

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Anonim

年度股东大会 (AGM) 根据组织的章程或规则每年举行一次。在这次会议期间,您需要讨论财务、董事会选举和其他影响整个组织的事项。

脚步

第 1 部分(共 3 部分):第 1 部分:计划会议

召开 AGM(年度股东大会)第 1 步
召开 AGM(年度股东大会)第 1 步

步骤 1. 查看组织的规则。

在进行任何设置之前,请查看组织关于 AGM 的规则和规定。虽然大多数组织都遵循相同的总体结构,但某些细节可能会有所不同。

  • 您可能需要特别注意的细节包括您必须向成员提供关于会议的通知类型、选举新董事会成员的程序以及必须在每次年度股东大会上审查的信息类型。
  • 您还应该检查会议必须有多少人出席才能被视为正式会议,以及应以何种方式提交和投票对组织章程的新修正案。
召开 AGM(年度股东大会)第 2 步
召开 AGM(年度股东大会)第 2 步

步骤 2. 尽早安排会议。

尽早设定年度股东大会的日期和时间。立即通知主要成员。

  • 一旦细节最终确定,应通知非必要成员。
  • 一旦每个人都被告知日期,您应该定期发送提醒以防止任何人忘记。
召开 AGM(年度股东大会)第 3 步
召开 AGM(年度股东大会)第 3 步

步骤 3. 确保场地安全。

如果您没有自己的场地,您需要选择一个可以举办年度股东大会的场地,并尽快确保它的安全。

  • 即使您拥有自己的设施,在单独的地点举行年度股东大会也可能会使场合显得更加重要,因此可能会吸引更多的与会者。
  • 选择一个可以容纳所有参与者的场所。确保房间足够大,可以舒适地容纳每个人。如果您的会员或其他与会者需要特殊住宿(例如为坐轮椅的会员提供宽阔的门口和坡道),请在预订前确认场地是否能满足这些需求。
  • 一旦您决定了合适的地点,请在确定日期和时间后立即预订。
召开 AGM(年度股东大会)第 4 步
召开 AGM(年度股东大会)第 4 步

步骤 4. 准备议程。

议程本质上是将在年度股东大会上涵盖的信息的列表或大纲。

  • 提前准备好这个议程。您可能需要将其与会议通知一起发送给与会者,但即使您不这样做,您也需要准备好在实际会议上分发。
  • 按照您希望解决的顺序列出讨论的主题。
  • 通常,在议程上列出每个主题的标题就足够了。您可能不需要提供有关每个主题的任何详细信息。
  • 示例议程可能类似于:

    • 议程
    • 1) 欢迎
    • 2) 缺席致歉
    • 3) 上届年度股东大会会议记录
    • 4) 会议纪要事项
    • 5) 主席年度报告
    • 6) 秘书年度报告
    • 7) 司库年度报告
    • 8) 选举官员
    • 9) 一般业务
    • 10) 下次会议日期
    • 11) 会议结束
召开 AGM(年度股东大会)第 5 步
召开 AGM(年度股东大会)第 5 步

步骤 5. 花必要的时间准备文件和报告。

准备年度股东大会所需的所有各种声明、报告和文件需要时间,因此请尽早开始。

  • 尽早处理好您负责的所有文件和报告。
  • 提醒其他委员会成员准备他们负责的信息。
  • 您可能需要准备的文件包括月度财务报告和其他财务报表、之前的年度股东大会会议记录、总裁报告、秘书报告和财务报告。
召开 AGM(年度股东大会)第 6 步
召开 AGM(年度股东大会)第 6 步

步骤 6. 与成员沟通领导角色。

如果将在 AGM 上讨论董事会选举,您应该在会议之前寻找可能适合必要角色的成员。

  • 与您关注的成员交谈,询问他们是否愿意担任该角色。
  • 如果需要额外的培训,请为这些成员提供他们需要的培训。
召开 AGM(年度股东大会)第 7 步
召开 AGM(年度股东大会)第 7 步

步骤 7. 发送通知。

您需要向所有成员发送正式的“会议通知”。在确定何时以及如何执行此操作时,请遵循组织规则中规定的规定。

  • 您可能还需要邀请赞助商、终身会员和校友,以及其他利益相关者或相关方。
  • 通常,会议通知必须包括年度股东大会的日期、时间、持续时间和地点。您需要在适用时声明正在举行选举。
  • 您可以包括会议的整个议程,或者您可以选择提及一两个关键项目。检查组织的章程以确定正确的程序。
召开 AGM(年度股东大会)第 8 步
召开 AGM(年度股东大会)第 8 步

步骤 8. 会前设置空间。

在 AGM 当天,提前几个小时到达,以便您可以布置房间。

请记住,一些与会者可能会提前 30 分钟左右到达。尝试在此之前设置所有座位和茶点。

第 2 部分(共 3 部分):第二部分:讨论会议议程

召开 AGM(年度股东大会)第 9 步
召开 AGM(年度股东大会)第 9 步

步骤 1. 花几分钟。

秘书通常负责记录会议记录,但如果您的组织不是这种情况,您将需要指定某人记录 AGM 的内容。

  • 记录在年度股东大会上做出的任何决定,尤其是有关选举和组织章程变更的决定。
  • 记录与会者的姓名和联系信息也是一个明智的想法。您可以通过指示与会者在他们到达时登录来实现此目的。
召开 AGM(年度股东大会)第 10 步
召开 AGM(年度股东大会)第 10 步

步骤 2. 欢迎与会者。

以正式的问候开始年度股东大会。在此问候期间,请确保将会议议程和年度报告分发给与会者。

  • 宣布会议开始。这样做时,请说明组织的全名和当前的年度股东大会编号(第二十二届年度股东大会、第三十九届年度股东大会等)。
  • 欢迎所有成员并命名任何特殊访客。
召开 AGM(年度股东大会)第 11 步
召开 AGM(年度股东大会)第 11 步

步骤 3. 做出任何必要的道歉。

如果任何官员或重要成员缺席,您可能需要在欢迎信息后简要说明缺席者的姓名。

  • 您也可以邀请其他出席的成员代表其他缺席的与会者道歉。
  • 提出正式动议接受道歉。
召开 AGM(年度股东大会)第 12 步
召开 AGM(年度股东大会)第 12 步

步骤 4. 查看之前的会议记录。

确认每个人都收到了去年年度股东大会的会议副本。查看这些会议记录,并在解决所有问题后,正式接受会议记录。

  • 如有需要修改或更正的,必须在会议记录被接受前提出。
  • 在投票接受会议记录后,主席需要在会议记录上签字。
召开 AGM(年度股东大会)第 13 步
召开 AGM(年度股东大会)第 13 步

步骤 5. 介绍任何新事项。

与上次年度股东大会的会议记录相关的主题应在这些会议记录被接受后立即解决。

根据需要讨论问题。这通常是提出关注和意见的时候,因此可能不需要正式的动议。

召开 AGM(年度股东大会)第 14 步
召开 AGM(年度股东大会)第 14 步

步骤 6. 查看报告。

您将需要讨论总裁或主席的报告、秘书的报告和财务主管的报告。

  • 一一阅读并讨论每份报告。在对每份报告进行彻底审查后,您应该提出正式动议以通过该报告。
  • 在财务主管报告期间,您需要向与会者展示上一年的财务记录。司库通常可以执行任务,但有些组织可能需要使用独立方。
召开 AGM(年度股东大会)第 15 步
召开 AGM(年度股东大会)第 15 步

步骤 7. 进行任何选举。

如果需要在今年的年度股东大会上选举新的董事会成员,您应该在报告提交之后但在处理任何一般事务之前举行这些选举。

  • 提前准备好必要的材料。
  • 在会议前决定投票制度。在投票之前清楚地解释系统。
  • 一个中立的政党应该计算选票。
  • 会议记录需要显示谁被提名,谁提议提名,以及谁附议。它还应该列出每个候选人的投票数量,并为每个职位选择谁。
召开 AGM(年度股东大会)第 16 步
召开 AGM(年度股东大会)第 16 步

步骤 8. 讨论一般事务。

一般事务通常是 AGM 上讨论的最后一个问题。这是与会者提出未涵盖的问题和疑虑的时间。

由于会议的这一部分有点非正式,您可能不会在此期间采取任何动议或投票。

召开 AGM(年度股东大会)第 17 步
召开 AGM(年度股东大会)第 17 步

步骤 9. 设定下一次会议的日期。

如果您知道下一次年度股东大会的日期和地点,请在本次会议结束时说明。

如果尚未制定正式计划,请跳过此步骤。

召开 AGM(年度股东大会)第 18 步
召开 AGM(年度股东大会)第 18 步

步骤 10. 结束会议。

当一切都被覆盖后,宣布年度股东大会结束。

第 3 部分(共 3 部分):第三部分:让会议愉快

召开 AGM(年度股东大会)第 19 步
召开 AGM(年度股东大会)第 19 步

步骤 1. 在门口张贴迎宾员。

指定一两个成员站在门口迎接人们到达。

使用迎宾员可以使气氛看起来更友好和更受欢迎。

召开 AGM(年度股东大会)第 20 步
召开 AGM(年度股东大会)第 20 步

步骤 2. 提供茶点。

至少,尝试为与会者提供水,尤其是在会议时间较长的情况下。

  • 提供各种茶点是更好的选择。考虑提供冷饮(水、冰茶和柠檬水/潘趣酒)和热饮(咖啡和热茶)。
  • 根据一天中的时间,提供奶酪和饼干等清淡小吃也可能是合适的。
召开 AGM(年度股东大会)第 21 步
召开 AGM(年度股东大会)第 21 步

步骤 3. 邀请一位演讲嘉宾。

演讲嘉宾应就对贵组织成员非常重要的非官方问题进行演讲。

通常情况下,演讲者将遵循一般事务的介绍,但会在实际会议结束前到来。但是,如果需要,您可以在正式会议结束后请演讲者出席。

召开 AGM(年度股东大会)第 22 步
召开 AGM(年度股东大会)第 22 步

步骤 4. 提供奖品。

门奖可以鼓励出席。莱佛士可以鼓励出席和财政支持。

  • 考虑举办 50/50 抽奖活动,其中一半的收益归获胜者所有,另一半归组织所有。
  • 礼品篮抽奖是另一种选择。
  • 考虑将出席作为领取奖品的要求。
召开 AGM(年度股东大会)第 23 步
召开 AGM(年度股东大会)第 23 步

步骤 5. 参加社交活动。

通过使年度股东大会的正式业务部分尽可能简短来鼓励出席。通过社交活动关注它,与会者可以在其中互动和享受。

  • 如果您有预算,请考虑在会议结束后举办午餐会。您可以通过使午餐成为便餐来降低成本。
  • 对于预算较低的组织,非正式的鸡尾酒时间可能更现实。与其在会议期间提供茶点,不如等到会议结束后再提供带有各种非酒精饮料和葡萄酒的小吃。

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