You were just elected or assigned as secretary of the committee you belong to.恭喜！您知道如何记录、准备和提交会议记录吗？无论您是遵循立法圣经罗伯特的议事规则，还是在不太正式的环境中进行会议记录，以下都是要遵循的重要方法。
脚步
示例分钟
示例会议纪要
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商务会议纪要样本
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董事会会议纪要样本
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第 1 部分（共 4 部分）：提前准备
步骤 1. 了解您组织的会议政策。
如果希望秘书做正式会议记录，请询问小组是否遵循罗伯特的议事规则或其他指南。在更非正式的情况下，询问会议记录中应包含哪些内容或如何使用它们。
- 作为记录员，您无需熟悉完整的议事规则。但是，获取副本（或借用主席的）对于回答特定问题很有用。
- 也知道你的角色。一些会议记录秘书不参加会议，而其他人则在参与讨论时进行会议记录。在任何一种情况下，秘书都不应该是担任其他主要角色的人，例如主席或协调人。
第二步，提前准备好模板。
每次会议的会议记录将包含许多相同的信息。为便于参考，模板创建了一种一致的格式。至少为以下信息留出空间。
- 组织机构名称。
- 会议类型。这是每周例会或年会、较小的委员会会议还是为特殊目的召开的会议？
- 日期、时间和地点。为开始和结束时间（召集和休会）留出空间。
- 主席或会议负责人姓名及秘书（或其替补）姓名。
- “出席者”名单和“缺席者的道歉”。这是考勤表的一个花哨术语。请注意是否存在法定人数（足以进行投票的人数）。
- 您的签名的空间。作为记录员，您将始终签署您的工作。根据您组织的政策，当会议记录获得批准时，可能需要额外的签名。
- 议程（如果提供）。如果主席或会议主持人没有要求您起草议程，他们应该可以应要求提供一份。有一个参考将帮助您组织会议记录。
步骤 3. 随身携带笔记本或膝上型电脑。
确保你带来的任何东西都是你觉得舒服的。如果您经常写会议记录，请为此目的留出一个笔记本，或在您的计算机上创建一个文件夹。
- 如果您在较早的会议上进行了会议记录，但尚未提交批准，请确保也将其带在身边。
- 虽然录音机可以帮助您在几分钟后转录，但它不能代替做笔记。如果您确实记录了会议，请确保在场的每个人都同意并且不要屈服于创建逐字记录的诱惑。
- 学习速记会加快记笔记的速度，但您不需要为了花几分钟记下每个单词。事实上，你应该避免这样做。
- 如果您在会议期间被要求公开做笔记，请使用高架投影仪或演示画架。确保您能够在之后将笔记带回家而不会弄脏它们，以便您能够使用它们来输入分钟。
第 2 部分（共 4 部分）：做会议笔记
步骤 1. 分发考勤表。
一旦每个人都出席了，就分发一张纸（对于非常大的会议来说更多），每个人都有空间写下他们的姓名和联系信息。您可以在会议结束后使用它来填写模板的与会者部分，或将签到表本身附加到已完成的会议记录中。
如果您不熟悉在场的许多人，请绘制一张座位表，并在要求每个人自我介绍时填写。在做会议记录时把它放在手边，这样你就可以在适当的时候用名字来指代人（如下所述）。
步骤 2. 填写尽可能多的模板。
在等待会议开始时，记录组织名称、会议日期和地点以及会议类型（例如每周董事会会议、特别委员会会议等）。会议开始时，记下开始时间。
- 如果您没有模板，请将此信息记录在会议记录的顶部。
- 如果会议是为特殊目的或在特殊时间召开的，则保留发出通知成员的通知。您应该将其附加到转录后的分钟上。
步骤 3. 注意第一个动作的结果。
大多数正式会议都以通过议程的动议开始，因此这一步将以此为例。如果会议以不同的议案开始，只需确保记录所有相同的相关信息：
- 以“我动”开头的动议的确切措辞。这通常是“我为通过该议程而动议”。
- 推动者的姓名（提出动议的人）。
- 投票结果。如果投票成功，请写上“动议通过”。如果失败，请写上“motion failed”。
- 如果您无法准确记录，您可以要求以书面形式提交冗长的动议。如果这是一个反复出现的问题，请在会议间隙询问这是否可以成为超过一定字数的动议的官方政策。
- 如果你起草了议程，你可能是这项议案的推动者，也是会议记录秘书。没关系;只要你保持客观，记录你自己的行为就没有问题。
步骤 4. 记录整个会议期间的其他动议。
仔细聆听所有讨论，但（除非另有指示！）不要记录它们。有新动议时，记录相关信息。
- 请记住，每项动议都应包括动议的确切措辞、推动者的姓名和投票结果。
- 有些动议需要附议才能进行表决。如果有人说“我支持议案”或类似的话，请将该人的姓名记录为支持者。
- 如果您不知道推动者的姓名或需要重复动议，请礼貌地打断会议并询问。准确地记录信息非常重要，足以证明一个小的中断是合理的。
- 如果一项动议被修改，只需在笔记中更改动议的措辞即可。除非修正案是有争议的并引起大量讨论，否则不需要记录发生了修正案。
步骤 5. 听取报告并获取副本。
每当大声朗读报告、新闻简报或类似项目时，记录报告的名称和阅读者的姓名（或起草该报告的小组委员会的姓名）。如果附有动议，请像记录任何其他动议一样进行记录。
- 在会议结束时获得一份副本是最实用的。做个笔记，之后向读者或会议负责人（主席或主席）索要一份副本。转录后，您将在会议记录中附上每份报告的副本。
- 如果没有副本，请注意原始文件的保存位置。您可能需要在会后询问这些信息。
- 如果成员进行口头报告（而不是阅读文件），请编写一份简短、客观的报告摘要。不要详细介绍或逐字引用演讲者的话。
步骤 6. 记录采取或分配的行动。
这包括对上次会议的分配以及新操作的“签到”。有人被派去写信了吗？记下它们的名称和说明。
- 根据会议的正式程度，其中许多行动可能属于“动议”的范畴。对于不太正式的会议，您可能还需要对组织得不太清晰的决策保持警惕。
- 如果做出决定，请简要提及决定背后的理由。
步骤 7. 记录所有程序点和裁决。
每当对程序提出反对时，记录全部反对及其依据，以及主席作出的全部裁决。
请务必包括对罗伯特议事规则、组织章程或公司协议的任何引用。
步骤 8. 只有在被问到时，才记录讨论摘要。
正式地，会议记录是对所做的事情的记录，而不是所说的内容。但是，请满足您的组织对您提出的任何具体要求。
- 记录讨论时，要尽可能客观。包括具体的观点，而不是意见，并尽量减少形容词和副词的使用。枯燥、真实、无聊的写作是你的目标！
- 在讨论摘要中不要指名道姓。这在可能引起冒犯的激烈争论中尤为重要。
步骤 9. 在会议结束时总结。
记录会议休会的时间。记得拿起任何报告的副本或提醒某人将它们发送给您。
浏览你的笔记，看看是否有遗漏或需要澄清的地方。如果您需要向某人提问，请在他们离开之前立即提出。
第 3 部分（共 4 部分）：转录会议记录
步骤 1. 尽快开始此过程。
最好在会议结束后立即抄录官方会议记录，此时您仍对事件记忆犹新。
步骤 2. 使用计算机输入会议记录。
如果您在会议上使用笔记本电脑，您可能已经这样做了。保存您的笔记并为会议记录开始一个新文档，以便您可以并排比较您的笔记和会议记录。
步骤 3. 将笔记格式化为整齐的段落。
每个新动议、决定或程序问题都应在其自己的段落中。格式化它们时，请检查您是否：
- 使用正确的拼写和语法。如果需要，请使用拼写检查器。
- 始终使用相同的时态。使用过去时或现在时，但切勿在同一文档中在它们之间切换。
- 尽量客观。决不能从会议记录中推断出您自己的意见。您正在尝试创建一个供所有人使用的客观记录。
- 使用简单、准确的语言。任何含糊的语言都应替换为准确的措辞。应该完全删除华丽的描述。
- 只包括采取的行动，不包括讨论。除非你被要求记录讨论，否则你应该专注于 完毕 ，不是什么 说过.
- 为便于参考，对页面进行编号。
步骤 4. 将您的会议记录草稿分发给成员。
使用签到表上的联系信息向每位成员发送一份副本。如果您没有他们的联系信息，会议负责人应该能够联系到他们。
步骤 5. 批准会议记录。
您可能会被要求在下一次会议上大声朗读会议记录并提交批准。如果动议通过，请标记会议记录已被接受。
- 如果会议记录在被接受之前已更正，则在文件中进行更改并在最后注明会议记录已更正。不要描述具体的更正。
- 如果在会议记录被接受后提出更正会议记录的动议，请在相关会议记录中包括该动议的确切措辞以及动议是否通过。
第 4 部分（共 4 部分）：使用会议纪要模板
步骤 1. 访问会议模板收集站点。
这些预制模板将节省您组织会议记录的设置时间，并有助于防止错误。
步骤 2. 花一些时间浏览每个站点。
使用他们的搜索功能并滚动选项以找到最适合您的选项。
如果您需要特定类型的模板--例如通用或标准模板--浏览网站以满足您的特定需求，然后单击“下载”或“使用模板”按钮下载。确保将其保存在易于找到的地方，以免丢失。
步骤 3. 打开文件。
现在您已经下载了它，解压缩文件并在 Microsoft Word 或 Excel 中打开它。为获得最佳质量和易用性，请使用最新版本的 Microsoft Word。保持最新状态只会让事情变得更简单，并允许您使用新功能。
第 4 步。在标题中添加您的公司徽标和版权标志。
删除其他示例徽标 - 但请务必阅读您首先从其获得模板的任何站点的使用条款。不需要任何不必要的法律麻烦，对吧？
步骤 5. 更改标题。
在标题区域中，突出显示“会议/小组”字样并输入您的会议纪要的实际标题。
步骤 6. 更改主题（可选）。
为了使您的会议记录模板看起来更漂亮、更专业，请考虑更改颜色，或选择一个已经制作好的主题。很简单：找到“页面布局”选项卡，然后转到“颜色和主题”部分。在那里，您可以自定义模板的外观。您甚至可以使其与公司徽标的颜色相匹配。
步骤 7. 命名模板部分。
模板中应该有几个字段名称。也许您需要更多，也许更少，或者您只是不喜欢它们的标签方式。自定义它们以满足您的会议需求。
步骤 8. 将模板保存到您的笔记本电脑，以便您可以将其带到会议中开始记录。
如果您继续使用 Microsoft Office，事情将变得快速而简单，并且您应该能够以比以前更有条理和更精确的方式跟上会议的进度。或者，您可以打印模板以手写笔记，但请确保保持字段高度以确保您可以根据需要容纳尽可能多的信息。
第 9 步。校对您的模板。
恭喜！您的会议记录模板已完成。有了模板来指导和组织您的想法，您在会议期间的工作效率和准确性应该会呈指数级增长。与任何项目一样，浏览模板的详细信息，看看是否有任何遗漏或不清楚的地方。一旦您确定一切正常，您的模板将被最终确定以供使用，您将为即将举行的会议做好准备。
提示
- 会议结束后立即输入您的会议记录。最好在您对这些事件还记忆犹新时执行此操作。同样重要的是，参与者在会议结束后尽快获得他们的行动项目的副本。
- 尽可能靠近会议主席。这将使您能够听到所有内容并要求澄清，而无需提高声音。
- 将会议记录保存在安全的地方。
- 让人们写下他们的动作，这样你就不需要当场记录下来。
- 不要害怕打断并随时要求澄清。
- 分钟非常重要。他们得救了，可能会在未来的几年里被提及。例如，如果这是一个法律问题，某人的声誉可能取决于它。
- 阅读罗伯特议事规则的某些部分，特别是关于成为秘书的部分。
- 在事情发生时写下来。如果同一个话题被提出两次，不要把它们放在一起。
警告
- 不要在会议记录中加入太多细节。即使您被要求记录讨论，也要尽可能简短、切中要点。限制自己记录提出的主要观点，否则你会不知所措，并用不必要的细节填满会议记录。
- 记录员的个人解释和感受不得记录在案。
- 如果会议的一部分属于律师-客户特权， 不要 记录那部分。请注意，“律师告知该讨论属于律师-客户特权。该讨论未被记录”。
- 如果您被要求记录保密讨论，例如律师和客户之间的讨论，请分别制作会议记录并将其与股东大会记录分开存放。将它们标记为机密，并明确谁可以访问它们。