准备会议的 3 种方法

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准备会议的 3 种方法
准备会议的 3 种方法
Anonim

专业会议因基调、环境、形式和内容而有很大差异。但是,无论您参加哪种会议,做好充分准备都很重要。了解您在会议中扮演的角色,确定您的目标,准备相关数据和演示材料,并事先让自己处于正确的心态,以确保您给您的同事或同事留下积极、专业的印象客户。

脚步

方法 1 of 3:提供技术和文书支持

准备会议第 1 步

步骤 1. 与经理确认会议的时间、地点和持续时间。

在向所有相关人员分发有关会议的信息之前,您应该确保您拥有的所有后勤细节都是正确的。不这样做可能意味着您以后必须公开更正,这会使您和您的办公室看起来杂乱无章且不专业。

  • 您可能想要草拟会议公告备忘录或电子邮件,并将其展示给您的经理。通过这种方式,经理不仅可以查看内部的后勤信息,还可以查看格式和措辞。
  • 另外一定要确认谁应该收到通知。您可能已经知道谁将出席,但您的经理可能希望其他未出席的员工或客户也了解会议。
准备会议第 2 步

步骤 2. 准备会议议程。

议程是任何会议的重要文件,因为它通知与会者聚会的目标和权限,并使会议本身保持专注、高效和正常进行。为了起草议程,让您的经理为您提供一份简短的会议目标和计划主题列表。从此列表中,您可以创建一个议程,您将与会议时间、日期和地点的通知一起发送该议程。

  • 一个好的议程应该包括要讨论的主题及其目的,以及负责介绍每个主题的发言人或人员。所有主题和演示文稿都应按逻辑顺序排列,并根据您的经理希望在每个步骤上花费的时间进行细分。
  • 如果您以前从未制定过议程,或者您仍然对所选格式感到不确定,请查看 Microsoft Word 和 OpenOffice 等文字处理程序提供的模板。
准备会议第 3 步

步骤 3. 收集以前会议的记录。

除了即将召开的会议和议程的简短通知外,您还应附上与计划主题相关的先前会议的任何记录。如果您的公司或团队不需要几分钟,请与您的经理仔细核对,以了解他们是否希望随通知一起发送任何其他数据或背景信息。

如果记录会议记录不是公司或集团的政策--例如,可能没有人可以记录会议记录--考虑为未来改变这一政策,或者至少为未来录制会议音频。该文档将帮助人员回顾讨论的想法和协议,并在他们无法参加会议时了解会议中发生的情况。

准备会议 第 4 步

步骤 4. 分发所有文件。

至少在相关会议安排前一周,将必要的文件发送给所有与会者和其他相关人员。根据公司协议执行此操作:对于更正式的会议或较大的公司,您可能需要发送硬拷贝,而较小的公司或更非正式的团队会议通常可以通过电子邮件安排。

  • 某些软件和电子邮件平台(例如 Outlook)可以帮助促进会议安排,因此如果您正在寻找一种方法来简化和现代化办公室的会议日历,请查看这些选项。
  • 这个时间框架符合一般的办公礼仪,但你应该知道一些组织和专业协议规定了具体的截止日期和条款。例如,一些国家和州要求住房协会董事会会议的会议通知至少在预定会议召开前一个月寄出。
准备会议第 5 步

步骤 5. 收集必要的设备。

许多会议只需要一张桌子、椅子和一些松散的纸和笔来做笔记,只需要一点点的设备和材料。一些会议--尤其是大公司的会议,或包含大量数据和多媒体演示的会议--将需要特殊设备,例如投影仪、屏幕、激光笔、麦克风、电缆连接器或音频扬声器。您应该收集并组装所有在会议之前提前准备好这些材料,以确保一切正常运行并按时准备就绪。

如果一名或多名员工或团队成员计划在会议上进行演示,请提前联系他们,询问他们是否需要任何特定的技术或设备进行演示。

准备会议第 6 步

步骤 6. 组装房间。

除了提前为会议设置所有必要的设备外,您还应该确保房间设备齐全,让每个人都感到舒适和专注。例如,确保房间内有足够的椅子,水瓶备齐且可见,并且房间内的温度和空气流通是可以接受的。这些考虑看似细节,但研究表明,室温等小事会对人们的情绪和注意力产生重大影响。

根据贵公司的通常协议,您可能还想为与会者提供某种小吃或热饮。始终提前与您的经理核实,以确保您提供他们想要的一切。

方法 2 of 3:提出想法或建议

准备会议第 7 步

步骤 1. 研究你的位置。

如果你被分配了一个特定的项目,或者如果你为了提出想法或申请资金而召开会议,你应该确保在进入会议之前“做好功课”。例如,如果您要推销产品创意或营销策略,您应该研究和汇编有关受众人口统计数据、当前和预计的消费模式以及与您的产品或创意的需求或相关性相关的焦点小组或调查的数据。

  • 如果您被公司的上级分配了一项任务,而您不确定期望什么,请与其他高级员工核对,了解您应该拥有哪些信息以及您应该如何呈现这些信息。
  • 想象一下你是在听你的演讲的人的鞋子。问问自己,如果有人向您要钱或要批准特定策略,您希望听到什么样的信息?换句话说,什么样的数据可以帮助说服你对你面前的产品的想法或需求的说服力?
准备会议第 8 步

步骤 2. 创建简单、视觉上有趣的幻灯片或材料。

虽然您应该能够讨论您正在呈现和用作论证证据的任何数据,但您还应该提供最重要数字的可视化表示,例如饼图、条形图或决策树。这种视觉表示不仅能以紧凑、有效的方式传达复杂的信息,而且比口头交流的数据更容易被记住。

  • 有许多软件程序旨在帮助您进行商务演示,因此在整理演示文稿时请查看 PowerPoint 和 SlideDog 等选项。
  • 确保在幻灯片和海报上的最小字体处使用大号 24 点,以及不会使页面混乱的清晰、流线型的图形。您最不希望您的听众对您呈现的信息及其相关性不清楚或感到困惑。
准备会议 步骤 9

第 3 步。考虑您的受众。

在计划您的演讲时,您应该始终牢记哪些人将参加会议并聆听您的演讲。他们是与您密切合作的团队成员吗?如果是这样,您可能根本不需要调整措辞或语气来进行有效沟通。相反,如果您不太了解的客户或来自其他部门和其他专业领域的人参加会议,您应该努力使您的语言和材料尽可能易于理解。

准备会议第 10 步

第 4 步。为您的演示文稿编写一个松散的脚本。

您不想在整个会议期间阅读文档或提示卡,因为可能没有更快的方法来失去听众的注意力。话虽如此,您应该事先以书面形式组织您的想法和论点。即使您不随身携带文件参加会议,您也将从在需要与他人交流之前写出和审查您的观点的过程中受益。

  • 如果您打算在会议中使用该脚本,请只写下您的论点框架,这样您就不会被诱惑去阅读文档而不是即兴发言。
  • 当您想喝一口水、把轶事放在一边、有意义地暂停或切换幻灯片或视觉图形时,它也有助于在演示中记下间隔。
准备会议 第 11 步

步骤 5. 排练您的演示文稿。

一旦您收集了您计划使用的所有信息和演示材料,您应该在上路演出之前至少进行一次试运行。这将使您能够为您的演讲计时,练习棘手的措辞或转场,并平滑您的举止和公开演讲的角色。

在其他人面前做这个模拟演示特别有帮助。请朋友、家人或友好的同事观察您的试运行并给您反馈。如果您说话速度太快,他们可以让您知道哪些问题似乎不清楚,甚至会建议您使用手势和音量。

准备会议 第 12 步

第 6 步。从您的衣橱中选择一件简单而精致的服装。

即使您的公司或您要推销的客户一直是非正式和放松的,您也应该穿着得体的服装参加会议。这将表明您很关心会议,并且认真对待会议,而粗犷的装束会让您看起来根本没有准备好您的演示文稿,即使您整夜或一周都在这样做。时尚和商业专家一致认为,无论性别如何,最可靠的会议着装选择是西装。

  • 最好是深颜色,例如海军蓝或黑色。如果会议比较非正式,你可以不系领带或用更休闲的配饰打扮西装。
  • 如果你翻遍了衣橱却找不到合适的东西,请向朋友或家人征求意见。他们可能对如何即兴创作一个合奏或能够从他们自己的衣橱里借给你一件衣服有想法。更糟糕的是,您可以前往当地的购物中心寻找价格合理的休闲裤和西装外套。
准备会议第 13 步

步骤 7. 早起。

在闹钟上按小睡然后匆忙上班会让你的神经疲惫不堪,你的思想混乱。通过在安排会议之前早早起床和起床来避免这种分裂因素。花时间穿衣服,喝咖啡,以悠闲的方式完成早上的例行公事,将使您集中思想并进入积极的心态。

一些专家认为,仪式性的做法--即使是几乎没有理性意义的迷信做法--可以对绩效产生积极影响。所以,即使看起来很傻,也可以在出发前随意穿上你的幸运袜,听听你最喜欢的歌曲,或者亲吻你的幸运纪念品!

准备会议第 14 步

步骤 8. 吃富含蛋白质的早餐。

研究表明,吃一顿富含蛋白质的健康早餐对你一天的剩余时间有很大的影响。除了让您长时间保持饱腹感之外,它还可以加速您的新陈代谢并促进健康的肌肉维护。

此外,富含亚麻和叶酸的食物已被证明有助于刺激大脑功能,因此多吃谷物和早餐棒可以帮助您在会议期间更流利、更有创意地说话。

准备会议第 15 步

步骤 9. 保持积极的心态。

一旦你为你的演讲完成了所有的跑腿工作,你应该让自己处于正确的顶空。您可以快速完成演示文稿,但更重要的是,您应该增强心情和信心。通过以鼓励、积极的方式与自己交谈来做到这一点;例如,提醒自己你做了多少工作,不管会议上发生了什么,你为自己的努力感到多么自豪。

此外,试着想象自己在演讲后微笑、放松和快乐。像这样的正面形象会对您的表现产生重大影响。

方法 3(共 3 个):确定信息会议的问题

准备会议第 16 步

步骤 1. 考虑请专业联系人参加信息会议。

如果您在感兴趣的行业遇到了一份不错的工作,或者您在实习的公司有熟人或经理,您可能想与他们进行信息会议。信息会议(也称为信息面试)是与可以作为您的专业资源的推荐人或熟人的对话。你可以询问这个人的经验、他们的领域,以及他们对试图进入该领域的候选人可能有的任何建议。

在考虑向谁询问面试或是否询问特定的人时,请尝试记下您想要完成的工作以及您正在寻找的信息类型。例如,您是否主要对应用材料的战略建议感兴趣,或者您只是想了解有关该领域的一些一般信息,以确定您对该行业职业的兴趣?回答这些类型的问题将帮助您确定谁将是一个好的面试者,以及某个特定的候选人是否对您有用。

准备会议第 17 步

步骤 2. 请求会议。

当要求联系人或熟人进行信息采访时,您应该明确提及“信息会议”或“信息采访”这两个词。如果你没有特别提出这个要求,这个人可能会出现在期待非正式的饮料或友好的聊天,然后当你开始提出严肃的问题时会感到恼火或措手不及。

  • 例如,如果您在聚会或社交活动中遇到某人并聊了一会儿,可以这样说:“我对这个领域和您在该领域的经验有很多疑问--您介意喝杯咖啡,然后跟我开个信息会?”
  • 如果您没有机会亲自询问他们,您可以通过电子邮件或电话联系。只要确保简洁和礼貌,这样他们就不会因为请求而感到负担。
准备会议第 18 步

步骤 3. 选择您的联系人方便的设置和时间。

尽管为您召开信息会议的人可能很乐意为您提供帮助,但他们仍然通过在工作日中给您一些时间来帮您一个忙。这意味着您应该让会议尽可能方便他们,占用他们的时间不超过 15-30 分钟。

  • 与您的受访者核对一天中的什么时间--例如,在午休期间或下班后--以及他们更喜欢什么样的场所--例如,咖啡店或他们的办公室。
  • 您还应该让他们知道,虽然面对面的会议很好,但电话或在线对话也非常好。这种考虑表明您尊重他们的时间,并乐于接受他们愿意提供的任何一点帮助。
准备会议 第 19 步

第 4 步。做你的功课。

与联系人安排会议后,请尽最大努力研究他们的背景。这将帮助您弄清楚如何接近他们,以及他们可以为您提供哪些信息。例如,找出他们遵循的职业道路以及他们目前的主要项目和角色。

提出具体的问题也会表现出你的兴趣和热情。应该避免过度奉承,但类似这样的话,“我的老经理说她学到了很多关于将你的激情项目变成一家可行的公司--你最初是如何开始的?”可以润滑车轮,使您的受访者更有可能加倍努力来帮助您。

准备会议第 20 步

步骤 5. 为您的会议创建问题列表。

确定目标后,请为会议起草一份计划,以实现这些目标。写下您要问的问题,并将它们按战略顺序排列。用一些能表现出你好奇心的一般性问题来热身,比如“你是如何开始进入这个领域的?”以及“你目前在做什么样的项目?”从那里开始,转向更具体的问题,例如,“我应该在申请中强调哪些资格或技能?”或“我应该如何准备即将到来的面试?”

如果会议议程让你感到尴尬,你不必在会议上宣读它,但你应该随身携带它以定期检查并确保你没有跳过任何你想问的问题。

准备会议 第 21 步

步骤 6. 撰写个人陈述。

或许不仅仅是寻求从信息会议中收集信息和建议,您还试图给受访者留下积极的印象。您想向您的联系人简要介绍您是谁、您的独特之处以及您对什么感兴趣。这将使他们以后更有可能在他们公司出现相关职位空缺时记住您或者他们遇到了可能对你有用的人。

为了有效地做到这一点,请在会议期间的适当时间记下关于您自己的段落或要点列表。这将有助于让您的印象更加难忘,并为您准备好回答您的受访者向您提出的任何问题。

准备会议第 22 步

步骤 7. 将笔、记事本和更新的简历带到您的会议中。

在信息会议上你应该做的最重要的事情之一是表达对这个人的建议和专业知识的兴趣。为此,您可以准备好纸笔并在会议期间做笔记,并准备好更新的简历以备对方索取。这些准备措施表明您对手头的会议很认真,尊重对方的专业知识,并且对处理和处理新信息很专业。

准备会议第 23 步

步骤 8. 穿着职业装。

你可能不需要穿西装--除非你是在他们正式的公司办公室与联系人会面--参加信息面试,但无论如何你都应该穿一些时髦的衣服。一件时髦的日装或扣子扣子和裤子会向你的受访者表明你已经过上了自己的生活,并且你很在意给人留下好印象。

尤其不要穿牛仔裤、T 恤和磨损的运动鞋,因为这些衣服会让你看起来好像在准备迎接接触时甚至都懒得打断你的正常日常生活。

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