电子邮件超载！许多商业人士收到的电子邮件数量超出了他们的处理能力。为确保您的企业电子邮件受到好评，您需要使它们清晰、简洁且可操作。此外，使用适当的格式并了解在商务电子邮件中包含或排除的内容可以帮助您和您的公司建立和保持专业形象。
脚步
第 1 部分（共 3 部分）：传达清晰、简洁和可操作的信息
步骤 1. 以 6-8 个单词的主题总结电子邮件。
确保包含主题很重要，因为没有主题的电子邮件可能会被忽略。您的主题应该简短而切题，并且应该突出电子邮件的主要信息。理想的主题为读者提供了他们需要知道的一切或告知他们做出决定所需的一切。每天收到数百封电子邮件的人可能只会打开主题特别引人注目的电子邮件。确保首先将最重要的词放在主题中，因为在移动设备上可能看不到整个主题。理想的主题是 6-8 个单词，并针对收件人进行个性化。
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好的电子邮件主题行示例
- 营销会议 6/7 下午 3 点。你能参加吗？
- 打印机坏了。 200元可以换吗？
- 您的 PetsAlive.org 货件将于 9/8 到达
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糟糕的电子邮件主题行示例
- 一个会议
- 打印机
- 在去你的路上
步骤 2. 使电子邮件简洁。
人们很忙，他们不想花太多时间阅读工作电子邮件。使您的电子邮件尽可能简短，同时仍提供所有必要的详细信息。你的句子应该简短而中肯。
- 在发送电子邮件之前，请仔细阅读并删除任何不相关的信息。通常，如果您提供了过多或偏离主题的信息，请将其删除。
- 有些人尝试创建和发送包含五个或更少句子的电子邮件。如果你能做到这一点，它是保持电子邮件简明扼要的一个很好的指导方针。你可以通过回答以下问题来做到这一点，“我是谁？我想要什么？我为什么要问这个人？他们为什么要按照我的要求去做？我/他们/我们需要采取的下一步是什么？”但是，这适用于普通的电子邮件，而不是需要大量细节的电子邮件，也不是对向您发送该链接的同事说声“谢谢”的电子邮件。
步骤 3. 编写电子邮件，以便可以略读它并采取行动。
使用格式可以帮助您的读者快速获取他们需要的信息。将长电子邮件中最重要的句子或概念加粗。
使用项目符号和粗体文本有助于使电子邮件更易于浏览和执行。
第 4 步。如果可以帮助读者更快地处理电子邮件，请包含 URL 或附件。
永远不要强迫读者在另一封电子邮件中寻找 URL 或附件。
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良好的 URL 实现示例
“营销会议的议程在此 Google 文档 URL 中：Google.com/sample”
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错误的 URL 实现示例
“营销会议的议程在我4号发给你的邮件里。”
步骤 5. 明确询问您希望读者采取的行动。
不要让读者猜测您是在寻求决定、建议、推荐或购买。直接且明确地询问您想要、需要或期望的是什么！
- 如果您要发送给多个人，明确询问尤为重要。而且，请务必说出您需要做出决定的特定人员的姓名。例如：“伊丽莎白：你希望我沿着 A 路还是 B 路走？”
- 或者，如果您的电子邮件只是通知某人某事而不是要求采取行动，请在主题或第一句话中清楚地将电子邮件标记为“仅供参考”。
第 2 部分（共 3 部分）：保持正式和专业形象
步骤 1. 使用正式的语气。
电子邮件的语气应保持专业和直截了当。力求自信而有礼貌的语气。尝试完全从电子邮件中删除情绪化或非正式的语言。尽可能避免缩写和缩写。请记住，完整的短语通常看起来更正式。
- 例如，以下电子邮件对于业务来说太不正式了：感谢您发送的蛇。我很遗憾地说有两个人已经死了。尽快发送更多，请。晚点再聊！
- 上一封邮件的更正式版本：感谢您将四只球蟒运送到我们的商店 Pets Alive！ 2015 年 3 月 2 日。不幸的是，其中两条蛇似乎在交付过程中受伤，当我打开蛇箱时已经死亡。我想让你尽快寄来两条替换蛇。请给我发电子邮件或致电商店有进一步的问题或安排新的发货。
- 有时，更非正式的电子邮件更适合与您熟悉的同事在“内部”进行，并且是否符合“工作文化”。但是，不要使用文本缩写，使用完整的句子，并且不要写任何您不想让老板阅读的内容。
第 2 步。校对您的电子邮件。
尽最大努力确保您的电子邮件不包含语法或拼写错误并使用标准标点符号 - 例如，不要全部大写。许多电子邮件程序包括拼写检查选项；如果您的电子邮件有一个，请使用它！糟糕的语法几乎肯定会破坏您发送的信息，因此，如果可能，请使用语法检查器。
如果您要向很多人发送电子邮件，或者电子邮件特别重要，您可能希望在发送前请某人（或几个人）对其进行校对。
第 3 部分（共 3 部分）：正式问候和结束的最佳实践
根据您与收件人的关系，您可能需要使用正式的开头和结尾。以下提供了一些方向和一系列选择。
步骤 1. 以问候语开始您的电子邮件。
问候语应简洁而正式。根据消息的上下文，您可能会也可能不会选择专门按姓名称呼某人。发送给其他企业或未指定人员的消息不需要姓名。
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一些问候的例子是：
- 下午好，
- 你好，
- 亲爱的史密斯博士，
- 坎贝尔夫人，
步骤 2. 以结束语结束电子邮件。
适当的结束是礼貌的，表示电子邮件已经结束。虽然电子邮件的关闭可能不会包含诸如“Best Wishes”或“Sincerely”之类的常见信件关闭，但提供关闭电子邮件被认为是“最佳实践”。
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一些潜在的关闭：
- 我期待着您的回复，
- 我希望能很快收到你的回信，
- 感谢您的时间，
- 你可以结束你的宠物活着！给蛇经销商发送电子邮件，说：“感谢您对此事的关注。”
步骤 3. 签署您的姓名。
在电子邮件末尾写上您的姓名是合适的。许多电子邮件程序允许您提供根据您的喜好定制的自动签名。确保您回复的形式与电子邮件的详细信息相符。您可能希望在给另一家公司或您素未谋面的人的工作电子邮件中提供您的全名和职位，而在给您每天见到的同事的电子邮件中，仅您的名字可能是合适的。
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一些签名选项是：
- Jane Smith 博士（最正式的）
- 史密斯博士（稍微不那么正式）
- 简·史密斯（有点非正式）
- 简（非正式）
步骤 4. 考虑在您的签名下方提供联系信息。
根据电子邮件的详细信息，您可能需要提供联系信息，例如您的电话号码、传真号码、地址或网站。如果这是您希望包含在您的大部分或所有电子邮件中的信息，则可以将其内置到您的自定义电子邮件签名中。
带注释的电子邮件示例
给客户的带注释的电子邮件
支持 wikiHow 和 解锁所有样本.
给同事的带注释的电子邮件
支持 wikiHow 和 解锁所有样本.
给员工的带注释的电子邮件
支持 wikiHow 和 解锁所有样本.
提示
- 避免使用缩写和首字母缩略词，除非您确定收件人会理解它们并且它们不会损害您的专业形象。
- 确保尽可能避免使用行话，并解释您使用的电子邮件收件人可能不理解的任何行话。
