电子邮件是商务沟通的重要组成部分，因此正确处理至关重要。虽然电子邮件通常不像信件那样正式，但它们仍然应该是专业的，并展示您和您的企业、社区或职位的良好形象。按照本教程中的步骤创建符合礼仪并确保专业性的商务电子邮件。
脚步
第 1 部分（共 4 部分）：处理电子邮件
步骤 1. 填写您的电子邮件地址。
在收件人字段中输入收件人的电子邮件地址。如果您想在鼓励联系人回复的同时向他们发送电子邮件，请使用收件人字段。
- 此字段适用于消息直接影响的人员。如果您希望有人对您的电子邮件做出反应，他们应该在收件人字段中。
- 将收件人字段中的所有人员包含在电子邮件的开头行是个好主意。通过这种方式，您可以从一开始就让每个人都参与到对话中，并告知每个人还有谁参与了对话。
- 如果您在收件人字段中包含了四个以上的人，请在电子邮件的开头以“嗨团队或大家早上好，”开头来称呼整个群组
- 收件人字段可用于任意数量的地址。请记住，所有直接参与并需要采取行动的人都应包含在“收件人”字段中。
步骤 2. 使用抄送字段（可选）。
抄送（或抄送）字段用于让其他人“了解情况”，而没有义务或要求回复或对此事采取行动。将抄送字段视为一个 FYI，可将相关信息或更新分发给一些只需要浏览它们的员工。要将地址添加到“抄送”字段，只需单击“抄送”字段并在其中输入任意数量的地址即可。
当抄送多个同事时，每个收件人都可以访问电子邮件抄送列表。
步骤 3. 使用密件抄送字段（可选）。
密件抄送字段的主要用途是向一组互不认识的联系人发送电子邮件。 Bcc 字段（Blind Carbon Copy）允许您向多个联系人发送消息，而他们不知道还有谁收到了消息。要将地址添加到密件抄送字段，只需单击该字段并输入您需要包含的每封电子邮件。
- 使用密件抄送字段向多个互不认识的同事发送电子邮件。这通过使收件人列表仅对发件人可见而不对每个收件人可见来保护每个收件人的隐私。
- 向数百人发送电子邮件时使用密件抄送字段。
- 您的联系人将能够在“收件人”或“抄送”字段中看到收到电子邮件的任何人，但不能在“密件抄送”字段中看到。
步骤 4. 回复电子邮件抄送。
如果您被包含在抄送电子邮件中，那么您很可能也是对话中包含的少数其他同事的一部分，并且发件人可能不会寻找或期待你们中的任何人的回复。如果您确实需要回复，请考虑您回复的性质及其适用对象。如果您只有电子邮件原始作者的注释，您可以选择“回复发件人”，或者仅当信息与对话中涉及的所有人相关时，您才可以“回复所有人”。
- 只有当您的评论对整个小组都很重要时，您才会使用“回复所有人”字段。
- 选择回复电子邮件中的所有收件人时要小心。您应该尽可能避免在其他人的收件箱中充斥着不相关的信息。
步骤 5. 回复电子邮件密件抄送。
如果您已包含在电子邮件密件抄送中，您将只能选择回复电子邮件的发件人，而无法查看也收到密件抄送的其他收件人列表。只需单击“回复”按钮即可向发件人发送电子邮件。
步骤 6. 使用简短准确的主题标题。
使用尽可能少的词来描述电子邮件的主题或性质。不要用一两个模糊的术语填充主题，而是让收件人预先知道他们可以从您的电子邮件中得到什么。否则，它可能无法产生应有的影响。在为电子邮件提供主题时尽可能具体，不要过于冗长。尝试以下操作：
- 《领导会议更新》
- “关于午休的问题”
- “3 月 12 日会议概览”
第 2 部分（共 4 部分）：撰写电子邮件
步骤 1. 坚持标准结构。
在处理专业电子邮件时，保持干净、简短和清晰很重要。说出需要说的话并坚持下去。您可以开发自己的最适合您的结构。这是一个需要考虑的基本结构：
- 你的问候
- 一句客套话
- 你的目的
- 行动呼吁
- 关闭消息
- 你的签名
第 2 步。写下你的问候。
为了保持专业和精致，打开你的电子邮件总是用正式的问候语，比如“亲爱的陆先生”。根据您与收件人的关系，您可以按预期称呼他们，可以使用他们的全名和头衔，也可以只使用他们的名字。如果您与此人不以名字为基础，请坚持使用他们的姓氏，以免冒犯他们。
- 如果你们的关系很随意，你甚至可以说“Hi Gabe”。在大多数情况下，以简单的“亲爱的玛丽”开头就完全没问题。如果您的信件性质要求更正式一些，最安全的做法是单独使用收件人的姓名作为问候语，以保持简短和甜蜜。
- 如果您不知道收件人的姓名，您可以使用：“可能涉及的人”或“尊敬的先生/女士”。
- 如果您正在向已包含在“收件人”字段中的一组收件人撰写电子邮件并需要他们的回复，请将他们作为一个小组问候（如果收件人人数为四人或更多）或在问候语中包括他们的每个姓名.
- 如果您要发送带有抄送的电子邮件，如果您有大量收件人，只需将整个组作为一个整体来解决，否则在问候语中包含每个收件人的姓名。
- 如果您要发送带有 BCC 的电子邮件，请以“大家好”之类的开头来称呼整个群组。
- 如果您是第一次给某人发电子邮件，请保持简短的介绍，并用一句话让他们知道您是谁。例如：“很高兴在 [X 活动] 见到你。”
- 如果您不确定是否需要介绍并且您之前已经联系过收件人，但您不确定他们是否记得您，您可以在电子邮件签名中留下您的凭据。
第 3 步。立即确定自己的身份。
说明您的姓名和正式头衔或职位将有助于收件人无需猜测就可以知道消息的来源。如果您要给素未谋面的人写信，这一点尤其重要。即使您的工作电子邮件地址中包含您的姓名，让其他人知道您的身份也是一种常见的礼貌。
- 通过强调共同的联系或共享的经历来激起收件人的兴趣（“我们去年在多伦多举行的年度女性领导者会议上见过面”）。
- 如果您已经熟悉您所写的人，则可以跳过介绍。
步骤 4. 简短地感谢收件人。
您的读者是一个忙碌的人，因此感谢他们花时间阅读您的电子邮件是一种亲切的姿态。此外，这将是您第一次向他们告知您写作的原因。 “感谢您考虑我的研究资助计划”在告诉接受者他们需要知道的同时设定了一种友好的语气。
以表达您的感谢开始一封电子邮件也表明了尊重，这可以防止信息显得冷漠或没有人情味。
步骤 5. 说明您发送电子邮件的原因。
如果您正在启动通信线路，您有责任告诉您的收件人电子邮件的内容。尽早说明你的目的很重要。业务伙伴希望能够快速阅读您的电子邮件并切入正题。花一点时间问问自己为什么要写它以及为什么需要收件人看到它。这将帮助您避免闲聊，并直接切入更专业的电子邮件。这也是问问自己的好时机：“这封电子邮件真的有必要吗？”同样，只发送绝对必要的电子邮件表明对您发送电子邮件的人的尊重。准备好撰写电子邮件后，请尝试从以下内容开始：
- “我写信是为了询问……”
- “我写信是为了……”
- “请花点时间看看这些变化，并向我提供您的反馈……”
步骤 6. 感谢收件人（可选）。
如果您正在回复客户的询问，或者如果有人回复了您的一封电子邮件，您应该以感谢开头。例如：
- “谢谢你回来找我……”
- “感谢您对此事的关注……”
- “感谢您联系 Ocean Safari Scuba……”
- 感谢读者是保持礼貌、专业并与收件人保持良好关系的好方法。
步骤 7. 保持电子邮件正文简短。
对于企业电子邮件，包含的内容越少越好。使您发送的每封电子邮件只发送一件事。如果您需要就另一个项目进行交流，请撰写另一封电子邮件。
- 尝试用五句话传达您需要的一切。说出你需要说的一切，不再多说。有时将您的电子邮件限制在五个句子内是不可能的。如果您需要包含更多信息，请不要担心。
- 在您的电子邮件正文中，包含所有相关信息以及您可能需要收件人提供的任何信息。
步骤 8. 包括号召性用语（可选）。
如果您需要您的收件人做某事，不要只是假设他们会知道该做什么或什么时候做。通过清楚地概述您的需求来帮助他们。像这样说：
- “你能在星期四之前把那些文件发给我吗？”
- “你能在接下来的两周内把它写出来吗？”
- “请就此写信给托马斯，并在完成后告诉我。”
- 将您的请求构建为问题可以鼓励回复。你可以说，“当你这样做的时候告诉我。”
步骤 9. 告诉收件人您希望他们如何跟进。
既然您已经发出号召性用语，请让您的读者朝着正确的方向轻推。例如，查看财务报告的请求可能伴随着“让我知道你对这些数字的看法”这样的恳求。这样，对方就不会想知道如何处理他们提供的信息。
- 提供您希望收到回复的明确时间范围（“如果我们能在周四的会议之前组织这些文件，那将是理想的”）可以确保更快的回应。
- 尝试在 24 小时内回复重要电子邮件。
第 10 步。添加您的关闭。
为了使您的电子邮件保持专业，请在电子邮件的结尾再次感谢您的读者或正式告别，例如：
- “感谢您的耐心配合”
- “谢谢您的考虑”
- “如果您有任何问题或疑虑，请随时告诉我”
- “我期待着您的回音”。
- 在你的名字前适当地结束你的电子邮件，比如“最好的问候”或“真诚的”
- 避免像“干杯”这样随意的结尾，除非你是读者的好朋友，因为这些类型的结尾不太专业。
步骤 11. 签署您的姓名。
在专业电子邮件中，您的签名应包括以下内容：
- 你的名字。
- 你的工作职位。
- 指向您网站的链接。
- 社交媒体帐户的链接（可选）。
- 必要的联系方式。
步骤 12. 使用自定义签名签收。
电子邮件底部的签名应向收件人提供他们需要的关于您是谁的所有信息，这样就无需在邮件中详细介绍自己。请务必包括您的全名、公司名称、职位或职位、首选电子邮件地址以及可以直接联系到您的电话号码。
- 为避免麻烦，请将您的自定义签名保存在您使用的任何电子邮件平台中，以便在以后的邮件中自动显示。
- 提供指向您的社交媒体帐户的链接将使不熟悉的联系人更全面地了解您。
- 不要用不必要的细节、引用或图形来拖延您的签名。
第 3 部分（共 4 部分）：提供电子邮件专业性
步骤 1. 保持专业的语气。
发送商务电子邮件时，务必特别注意您使用的语言，以避免混淆或误解。一般来说，你不应该在给你的老板或同事的电子邮件中说任何你不会亲自对他们说的话。即使在您自己不这么认为的情况下，您的言语也应该始终冷静、礼貌和融洽。
- 写完电子邮件后，再给自己读一遍，以确定您是否抓住了正确的语气。
- 虽然不用说，但不要使用任何类型的俚语或亵渎。
- 虽然幽默在工作场所中通常是一种宝贵的品质，但与工作相关的电子邮件通常不适合它。
步骤 2. 首先介绍最重要的信息。
如前所述，您应该假设您的收件人有很多事情要做，并努力不占用他们太多时间。在感谢他们的关注后，直接进入正题。不要吝啬或觉得有必要提出过于详细的介绍。与更随意的通信方式不同，专业电子邮件应该礼貌而直接。
- 尝试使用诸如“我写信通知您，您的会员资格已过期，需要亲自续订才能继续享受会员福利”之类的介绍性句子。然后，您可以跟进收件人采取行动所需的任何相关详细信息。
- 大多数人倾向于扫描电子邮件而不是阅读每一个字。您的主要目标离开始越近，您的接收者就越有可能接受它。
步骤 3. 保持消息的其余部分简洁。
一旦你陈述了你的目的，漫无目的地漫无边际就没有任何意义。在剩余空间中，提供您认为值得一提的任何其他详细信息。始终使用简短的单词和短语来尽可能多地解释您的意思。
- 遵守“五句规则”--短于五句的信息可能会显得轻快或粗鲁，而超过五句的信息会让你处于失去读者注意力的危险之中。
- 如果由于某种原因您必须包含大量信息，请将其作为单独的附件进行。
步骤 4. 传达清晰的想法或要求。
一旦你陈述了你写作的理由，就向你的读者明确表达你希望他们如何回应。如果有什么他们需要知道的，告诉他们；如果他们需要做某事，请询问他们。当他们阅读完您的消息时，您的收件人应该准备好制定回复。
- 有经验的沟通者将此称为“行动号召”，这是确保您的对话保持明确目的感的好方法。
- 专业电子邮件中的号召性用语可能会说“记住这封电子邮件中提供的安全许可编号很重要”或“请在月底之前更新您的夏季可用性”。
第 5 步。将您的电子邮件限制为一个主题。
一次让收件人面对太多信息会让他们感到不知所措。最好将电子邮件的范围限制为一两个相关主题。这不仅可以让读者更快地了解正在发生的事情，还可以帮助您保持信息简洁。
应为多封电子邮件保留多个主题或请求。
第 4 部分（共 4 部分）：发送电子邮件
步骤 1. 在发送之前校对您的电子邮件。
彻底回顾你的信息，确保它没有任何错别字、拼写错误或不清楚的句子。粗心的错误会对您和您所代表的公司产生不良影响。
- 使用您的电子邮件平台的拼写检查功能来避免意外疏忽。
- 您也可以利用这段时间对格式进行任何最后一刻的更改，这些更改您认为可能会使您的电子邮件更容易消化。
第 2 步。如果可能，请简化您的电子邮件。
请记住，您的收件人很忙，他们想快速了解电子邮件的内容。退后一步，评估您的电子邮件。这里有一些要考虑的事情：
- 使用简短的句子、单词和段落。这有助于使电子邮件快速且易于阅读和理解。
- 如果可以删掉一个词，就删掉它。把你的句子尽量缩短。
步骤 3. 对您的电子邮件进行彻底的校对。
专业电子邮件需要仔细校对。给自己大声朗读电子邮件。这可以帮助您发现很多拼写和语法错误。问你自己：
- 我的邮箱清楚吗？
- 我的电子邮件会被误解吗？
- 如果我是收件人，这听起来如何？
步骤 4. 保持专业。
你不需要在你的专业电子邮件中展示你的个性。如果您愿意，您可以让它通过您的写作风格巧妙地显示出来，但远离表情符号、聊天缩写（如 LOL）或彩色字体和背景。
- 唯一适合使用表情符号或聊天缩写的时间是当您反映要写信给的人的电子邮件语言时。
- 像你说话一样写。这可以帮助您保持电子邮件简短、友好和风度翩翩。
- 不要在电子邮件中说任何您不会亲自对收件人说的内容。
步骤 5. 发送您的电子邮件。
校对电子邮件并包含所有必要信息并将每个收件人添加到相应字段后，单击发送按钮。
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提示
- 请记住，人们希望快速阅读电子邮件，因此请保持句子简短明了。
- 如果您可以对收件人或他们的工作说一些积极的话，请这样做。你的话不会白费的。
- 设置签名。这是一种共享信息的速记方式，您应该将其包含在每封电子邮件中。通过将此信息放在您的签名中，您可以保持电子邮件正文的简短。
- 如果收件人以任何方式帮助了您，请记住感谢他们。即使他们的工作是帮助您，您也应该这样做。
- 想要更好地撰写电子邮件吗？试着写下你的信息，就好像它会被转发给 CEO 一样。这有助于您保持语气和语言的一致性和专业性。
- 仔细注意语法、拼写和标点符号，以便展示自己和公司的专业形象。
- 将介绍写得像面对面交谈一样简短。
- 在开始写一封电子邮件之前，花点时间确定一封电子邮件是否是必要的。在许多情况下，相同的信息可以通过一个简单的电话或步行到另一个部门来传达。
- 不要忘记说“请”和“谢谢”。礼仪对建立良好的职业关系大有帮助。
- 等到您完成校对后，再输入收件人的地址。这将防止您在完成之前意外发送电子邮件。
- 编写有效的电子邮件就像其他任何事情一样。你练习得越多，你就会做得越好。
警告
- 小心抄送字段。如果您要向大量彼此不认识但都需要了解信息的联系人发送电子邮件，请务必使用密件抄送字段来保护他们的隐私。
- 谨慎使用“回复所有人”选项。仅将您的回复发送给需要知道的人。
- 避免使用非正式的文本俚语或缩写（“LOL”、“ICYMI”、“TTYL、”等）。这些可能会让读者感到困惑，并且在与工作相关的电子邮件中没有位置。
- 不要以大写或小写字母输入您的消息。
