一封商务信函使用正式的语气，并且对称呼有特定的要求--专门针对目标读者的问候。起草不当的商业信函可能会冒犯潜在的雇主、客户或合作伙伴，从而损害您的业务关系。当您在商务信函中称呼一位女士时，您应该始终使用她可能拥有的任何专业头衔（例如“博士或牧师”）；如果她没有专业头衔，请使用基于她的婚姻状况的一般头衔status：当她未婚或婚姻状况未知时为“Ms.”，如果您知道她已婚则为“Mrs.”。
脚步
第 1 部分（共 2 部分）：第 1 部分：选择正确的标题
步骤 1. 确认您是否知道收件人的姓名。
如果您知道收件人的姓名，请继续执行以下步骤。如果没有，请阅读此步骤的其余部分。
有时您需要在不知道她姓名的情况下称呼一位女士。在这种情况下，请使用亲爱的女士。如果您也不知道性别，您可以使用“可能涉及的人”。
步骤 2. 确定接收者是否具有专业头衔或称号。
如果您要向其发送商务信函的女性具有某些专业名称或头衔，请务必相应地称呼她。在这种情况下，不需要提及性别。
- 从正式的称呼开始，例如“亲爱的”，然后是目标读者的职位，然后是他们的全名。如果您不知道读者是否有正式职称，请务必先通过搜索组织网站或询问某人来查找。通过使用目标读者的职称，您可以避免使用特定性别的职称。
- 例如，如果您正在给检查员写一封商务信函，您的商务信函称呼将是“亲爱的检查员”。仅此一项就可以是完整的称呼，或者“Dear Inspector”可以跟在目标读者的姓氏之后。如果女性是医生，同样适用，例如，在这种情况下，这封信可以以“亲爱的约翰逊博士”开头。
- 对牧师使用正确的称呼。在地址中使用牧师的名字和姓氏，格式为“Reverend Jane Doe”或“Pastor Jane Doe”。在称呼中，可以缩写“Reverend”而不是“Pastor”，因此您可以使用“Dear Rev. Doe”或“Dear Pastor Doe”这样的形式。
- 对律师的正确称呼是“Mrs./Ms/Mr. [名字和姓氏]、Esquire”或“Mrs./Ms/Mr. [名字和姓氏]，Esq。”
步骤 3. 确认您是否知道收件人的婚姻状况。
一个女人的正确称呼很大程度上取决于她的婚姻状况。如果您不确定收件人的婚姻状况，并且她没有正式的头衔或专业名称，则可以使用“亲爱的 [收件人的名字和姓氏]。例如，亲爱的詹妮弗·约翰逊。
此外，还可以使用“女士”。对于您不确定婚姻状况的女性。
第 4 步。如果您知道收件人的婚姻状况，请使用以下标题。
有三种基本的方式来称呼女性。
- “太太。”用于已婚妇女。
- “多发性硬化症。”用于已婚和未婚女性。当女性的婚姻状况未知或无关时，使用此正式名称。
- “错过。”用于未婚女性。避免使用这个正式的标题，因为它的使用通常被认为是对读者的居高临下，尤其是当用于称呼年长的女性时。
第 2 部分（共 2 部分）：第 2 部分：完善您的问候语
步骤 1. 确保您使用适当的形式。
使用“先生”、“夫人”、“小姐”或“女士”等称呼。在全名或姓氏之前，是一种相对正式的做法，在某些情况下，您会使用那种程度的形式，而在某些情况下则不会。”
- 如果您与读者有预先存在的关系，或者情况要求这封信不是特别正式，则可以不使用正式标题。例如，如果您要联系业务合作伙伴或您认识或与之有关系的人，您可以简单地使用亲爱的 [名字] 而不是正式的头衔。
- 当正式称呼只包括目标读者的姓氏时，应始终使用正式标题，即。 “夫人/女士/先生[姓氏]”。同时使用名字和姓氏时，可能不需要正式的头衔。
- 谨慎使用没有正式的标题。避免在称呼中使用女性的名字，除非你很了解她。否则，应该使用正式的称呼，然后是冒号，以避免错误地推定亲密关系。例如，“Dear Ms. Brown:”或Dear Ms. Lucy Brown:”，应代替“Dear Lucy.
步骤 2. 验证目标读者姓名的正确拼写。
一个名字通常可以用来确定目标读者的性别，这将帮助你决定用哪个正式的标题来称呼读者。即使您有这位女商人的名字，您仍应确保姓名拼写正确，以免在信件的前几句话冒犯读者。
- 目标读者的接待员或人力资源员工可以验证目标读者姓名和职务名称的正确拼写。
- 在给未知方写商业信函时，您应该尝试验证目标读者姓名的正确拼写，以确定性别，从而确定必要的正式标题。
第 3 步。确保您遵守正确的标点符号。
围绕标题（Mrs、Miss、Ms）和称呼（Dear）都有一定的标点规则。
- 在美式英语中，标题通常写在句号之后。例如“亲爱的约翰逊女士”。在英式英语中，通常不使用句点。例如，“亲爱的约翰逊女士”。
- 在美式英语中，冒号通常跟在人名之后。例如，“亲爱的约翰逊女士：”。在英式英语中，不使用冒号，所以它的意思是“亲爱的约翰逊女士”。
