当您拥有一家企业时，您可能需要给客户写信。您可能正在写信告诉他们新的活动或特价，或者您可能正在代表您的公司回应客户投诉。不管这封信的原因是什么，你都必须始终保持专业的语气。
脚步
商业信函样本
宣布新业务的样本信
样本业务感谢信
商业道歉信样本
第 1 部分（共 2 部分）：格式化商务信函
步骤 1. 使用专业的信头纸。
商业信函将代表贵公司。所以它应该看起来独特和高质量。它还应该带有贵公司的标志或品牌。
您可以使用 Microsoft Word 中预先设计的彩色信头模板创建信头。请务必在信头中使用您现有的徽标或品牌。
步骤 2. 打开文字处理程序。
你应该总是在电脑上输入商务信函。
- 创建一个新文档并为文档设置 1 英寸的边距。
- 使用衬线字体，例如 Times New Roman、Georgia 或 Ariel。请务必使用不大于 12 磅但不小于 10 磅的字体大小。由于字体选择或字体大小，这封信应该不难阅读。
- 确保文档设置为单行距。
步骤 3. 设置块表单。
块状是商业信函最常用的格式。它也是最容易设置和遵循的。每个标题必须左对齐，并且每个标题之间应该有一个空格。从文件的顶部开始，您的商业信函应具有以下标题：
- 今天的日期，或您发送信件的日期。日期很重要，因为它可以用于您的记录和接收者的记录。同样，它可能具有合法用途。所以要确保它是准确的。
- 发件人的地址。这是您的地址，格式为标准地址样式。如果您的地址已经出现在您的信头中，您可以跳过此标题。
- 内部地址。这是您要写信给的人的姓名和地址。 Mr/Mrs 的使用是可选的。因此，例如，如果您给 Nina Brown 写信，如果您不确定她的婚姻状况，您可以在她的名字中去掉 Ms/Miss。
- 敬礼。这可能是“亲爱的布朗女士”或“亲爱的尼娜布朗”。如果您不确定谁将阅读这封信，请使用“Dear Sir, or Dear Madam”。您也可以使用“To Whom It May Concern”，但仅当您不知道您的受众是谁时才作为最后的手段。
- 信的正文。我们将在本文的下一节中更多地关注这一点。
- 信的结尾，有签名。这可以是“真诚地”或“亲切的问候”。
第 2 部分（共 2 部分）：撰写商务信函
步骤 1. 确定您的受众。
无论听众如何，这封信的语气都应始终保持专业。但是您可能会根据您写信的对象调整您的语言或单词选择。如果您给另一家企业的人力资源部门写信，您可能需要使用更正式的语言。但是，如果您写信给特定客户，您可能会使用更非正式或随意的语言。
- 识别您的听众也意味着您将避免混淆您的听众。避免使用读者不会理解的术语。例如，客户可能不知道贵公司空间计划使用的首字母缩略词，因此请避免在信中使用它们。
- 写一封好的商务信函的第一条规则是清晰、简洁和礼貌。
步骤 2. 在第一行说明这封信的目的。
考虑这封信的目的。是为了让您的客户知道您在城镇新区的新位置吗？是否提醒客户未付账单或未结余额？或者回应客户的投诉？考虑到这个目的，制作第一行，让读者立即知道这封信的内容。不要对这封信的目的含糊其辞。切入正题。
- 如果您以企业主的身份表达自己的观点，请从“我”开始。如果您代表公司或组织写作，请使用“我们”。
- 专注于直接陈述，例如：“我们正在写信通知您”或“我们正在写信要求”。如果您以企业所有者的身份写作，您也可以使用“我”声明。例如：“我联系您是因为”或“我最近听说过……并想了解更多……”
- 例如，您（企业主）正在给 Nina Brown 写一封关于上个月未付账单的信。这封信的开头是：“我正在与您联系，因为您的帐户上有 2015 年 3 月的未结余额。”
- 或者，您是一家公司的员工，正在写信回应客户对该公司太空计划的投诉。这封信的开头是：“我们收到了您对我们的火星太空计划的投诉。”
- 您可能正在写信通知读者他们赢得了比赛，或者他们在研究生课程中获得了一席之地。以这样的短语开头：“我很高兴通知您……”或“我们很高兴通知您……”。
- 如果您要传达坏消息，请以这样的短语开头：“我们很遗憾地通知您……”。或者，“经过仔细考虑，我决定不……”。
步骤 3. 使用主动语态，而不是被动语态。
我们在普通话中一直使用被动语态。但是被动语态会使您的写作显得乏味或混乱。主动语态在商务信函中更有效，因为它建立了更加自信的语气。
- 被动语态的一个例子可能是：“我可以为您解决哪些具体的投诉？”句子的主语客户（“你”）出现在句尾，而不是句首。
- 主动语态的一个例子可能是：“我能做些什么来解决你的投诉？”这个版本的短语，在主动语态中，对读者来说更清晰、更容易理解。
- 使用被动语态是一种很好的方式来传达您的信息，而不会引起人们对错误或不讨人喜欢的点的注意。但仅在这种情况下使用它。一般来说，主动语态在商务信函中更有效。
步骤 4. 参考以前的事件或以前与读者的交流（如果适用）。
也许你上个月早些时候联系了尼娜布朗，警告她未付账单。或者，也许一位客户上个月在一次会议上表达了他们对太空计划的失望。如果您已经与读者取得联系，请承认这一点。它会提醒读者您以前的联系方式，并使商务信函感觉更加直接和重要。
使用类似这样的短语：“根据我之前关于您未付账单的信件……”或“感谢您在 3 月份付款。”或“在 5 月份的会议上听到您与太空计划有关的问题非常有用。”
步骤 5. 提出请求或提供帮助。
通过礼貌的请求或以工作关系的形式提供帮助，与读者建立积极的基调。
- 假设您是一位试图让客户支付账单的企业主。使用类似这样的短语：“我希望您能立即关注您未付账单的问题。”
- 假设您代表您的公司写作。使用类似这样的短语：“我们希望与您和我们的人力资源主管进行面对面的会谈。”
- 您还应该主动回答读者可能提出的任何问题或疑虑。使用类似这样的短语：“我很乐意回答您对账单的任何问题或疑虑。”或者，“您希望我们为您提供有关该计划的更多详细信息吗？”
步骤 6. 包装这封信。
包括对您或读者的号召性用语。这可能是在某个日期之前付款的要求，或者是关于与读者举行正式会议的说明。
- 包括一个关于将来与信件接收者交谈的句子。 “我期待在下周的预算会议上见到您。”或“期待在您访问我们总部期间与您进一步讨论此事。”
- 记下您的信件中包含的所有文件。添加诸如“请找到随附的未付账单”或“随附一份我们的空间外展计划的副本”之类的短语。
- 以结束语结束这封信。对客户或顾客使用“真诚地”或“真诚地你的”。
- 给您根本不认识的人的正式信件使用“您的忠实”。
- 仅当您写信给熟悉的人或与之有工作关系的人时，才使用“问候”或“最好”。
步骤 7. 校对这封信。
如果这封信充满拼写错误，那么您所有仔细的格式和写作都将毫无意义！
- 寻找被动语态的任何实例，并尝试将句子调整为主动语态。
- 注意任何冗长或不清晰直接的句子。在商务信函中，少即是多，所以如果可能的话，缩短句子的长度。
