在企业工作时，您可能经常需要给不认识的人写一封电子邮件。虽然有点尴尬，但这是职业生活的一部分。向陌生人发送专业电子邮件时，您需要遵循某些礼仪规则。
脚步
第 1 部分（共 3 部分）：开始电子邮件
步骤 1. 做你的研究。
在给陌生人写电子邮件之前，您需要了解各种信息。在开始输入之前，请快速浏览一下收件人所在公司的网站。
- 如果您不知道收件人的电子邮件地址，可以通过扫描公司网站找到。如果未列出电子邮件，请注意不要通过电子邮件联系此人。您可能想要选择实体信件。
- 如果您打算在电子邮件中提出任何问题，请检查该网站是否解决了这些问题。您不想给人的印象是您很懒惰并且没有花时间彻底阅读网站。
- 确保您联系的是正确的人。许多人开始发送电子邮件时会这样说：“我不确定您是否适合提问，但是……”这被认为是不专业的，并且不尊重收件人的时间。如果您不知道该联系谁，请不要发送电子邮件，直到您弄清楚该信息。
步骤 2. 写一个描述性的主题行。
您的主题行应传达您发送电子邮件的确切原因。通常，来自陌生人的电子邮件会被忽略或忽略。一个坚实的主题行减少您的电子邮件被传递的机会。
- 用几句话来说明电子邮件的内容。使用尽可能多的细节包含在 4 或 5 个词中。例如，“上午 10 点开会讨论新电脑”比“今早开会”要好。
- 模糊的主题行，例如“Hello”和“Hi”，有时会被无意中读为垃圾邮件并重定向到收件人的垃圾邮件文件夹。
- 使用专业的电子邮件，因为您的电子邮件将显示在主题行旁边。使用使用您全名的电子邮件，而不是使用角色或模糊短语的电子邮件。
- 切勿在电子邮件主题行中使用全部大写字母，即使电子邮件很紧急。这表现为大喊大叫，可以解释为敌意。
步骤 3. 决定如何称呼收件人。
如果您向陌生人发送电子邮件，这可能会很棘手，因为您可能不知道他们喜欢的名字。但是，有一些礼仪指南可以帮助您避免失误。
- 如果您不知道此人的姓名，请避免使用过于正式的短语，例如“To Whom it May Concern”或“Dear Mister/Miss”。也不要太随便。 “嗨”对于商务电子邮件来说太不专业了。您最好以简单的“你好”开头电子邮件。
- 如果您知道此人的姓名，请确保拼写正确。检查几次拼写，因为如果您以前从未给此人发送过电子邮件，很容易出错。
- 用“先生”和“女士”仅后跟此人的姓氏。例如，如果您要给 Jane Hart 发送电子邮件，请以“Dear Ms. Hart”而不是“Dear Ms. Jane Hart”开头。
- 永远不要对女性的婚姻状况做出假设。如果你知道她的婚姻状况，最好还是避免在电子邮件中引起注意，因为它与商业世界无关。坚持使用“Ms”，不要使用“Miss”或“Mrs”。除非收件人自己使用这些称呼。
- 如果某人拥有博士学位，则在称呼他们时使用“博士”是合适的。
步骤 4. 确定您自己和您所代表的公司。
请记住，当您发送商务电子邮件时，您代表的是您的工作地点。在你的第一句话中，说明你自己和你的公司。例如，电子邮件可以这样开头：“亲爱的 Hart 女士，我的名字是 John Dawson，我在 Wilson Technologies 从事营销工作。”
第 2 部分（共 3 部分）：撰写电子邮件
第 1 步。保持简短，切中要点。
通过切入正题并清楚地确定您的目的，您可以呈现出读者会认真对待的专业形象。这也增加了您的电子邮件被阅读和及时回复的可能性，因为人们会推迟处理过于冗长的回复。
- 在确定你自己和你的公司之后，你的下一句话应该解释电子邮件的目的。最好用两句话陈述你的情况。
- 要乐观。即使您写信是为了解决投诉或疑虑，也要在整个电子邮件中保持礼貌和尊重。不要说老板、其他公司或员工的坏话，因为这对你不利。
- 在求职信中，如果您代表公司发送电子邮件，则包含一些关于您自己的基本背景信息是标准的做法，而忽略这些信息。在继续发送电子邮件的目的之前，只需说明您的姓名和您在公司中的职位即可。
步骤 2. 使用简单、直接的散文。
企业电子邮件应尽可能易于阅读。这意味着使用易于理解的清晰语言。
- 选择主动语态而不是被动语态。例如，不要说：“我的老板 James Peterson 给你发了一份备忘录。”而是说，“我的老板 James Peterson 给你发了一份备忘录。”
- 避免使用行话和技术术语，即使这些术语在您的公司中被大量使用。选择简单的英语和常用短语。
- 使用短句。尽可能消除连词并分解长句。例如，“我们没有收到您关于备忘录的回复，并希望跟进以确保您理解这些信息。”这会更好地表述为，“我们没有收到您关于备忘录的回复。我们想跟进以确保您理解这些信息。”
- 使用正确的语法、拼写和标点符号。在点击发送按钮之前，拼写检查和校对所有电子邮件。
步骤 3. 了解要避免发送的内容。
关于应该通过电子邮件传输的内容，有一定的礼仪规则。了解在联系某人之前应避免发送的内容。
- 如果您通过电子邮件发送有关特别要求的信息，则可以使用附件，但不要在没有提示的情况下将附件发送给陌生人。
- 避免过大的附件和文件。如果需要发送此类信息，请事先发送电子邮件告知收件人。
- 不要使用过长的签名。理想情况下，您的签名应仅包括您的姓名、邮寄地址、电子邮件地址和电话号码。如果您愿意，也可以包含您的职位。
- 不包括图形或背景。他们往往会堵塞电子邮件记忆，并在商业环境中显得不专业。
第 3 部分（共 3 部分）：完成电子邮件
步骤 1. 向收件人说明如何回应。
在电子邮件的末尾，提供有关收件人如何跟进的说明。
- 礼貌地指定您希望收到回复的时间范围。例如，“如果您能在明天结束前回复我，我将不胜感激。”
- 根据需要包括任何联系信息。您可以简单地说，“这是联系我的最佳电子邮件地址”，或者要求打电话并附上您的电话号码。
- 具体说明您想从收件人那里得到什么。不要简单地说，“我希望很快能收到你的来信。”相反，请说：“我希望很快收到您的来信，以便我们讨论过渡到新计算机系统的后勤工作。”
步骤 2. 使用适当的发送。
在你的名字之前，会有某种形式的告别。为您的电子邮件选择合适的业务发送。
- 不要简单地使用连字符，然后包括您的姓名。这太不正式了，就像“再见”和“放轻松”之类的签名一样。最好避免使用表情符号，例如笑脸。
- 在商务电子邮件中，诸如“最佳”或“所有最佳”之类的内容是合适的，因为它既友好又不牺牲专业性。 “真诚地”是另一个不错的选择，但可能会让人觉得乏味。
- “Thanks”和“Thank you”也很恰当，但如果您不是要求收件人执行特定任务或职责，则应避免使用。
步骤 3. 跟进。
商业世界很忙。如果您没有在适当的时间范围内收到收件人的回复，则可以发送后续电子邮件。
- 如果有人没有回应，那很可能不是故意的。电子邮件会被备份，而且通常情况下，即使您遵循正确的协议，事情也会意外地进入垃圾邮件过滤器。
- 后续电子邮件应该是对您已经发送的电子邮件的直接回复。要有礼貌，从“我知道你可能很忙，但我只是想确保你收到我的电子邮件”这样的话开始。然后简要重申原始信息的主题。
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